خستگی از مهم‌ترین عوامل تهدیدکننده یک ارائه جذاب است. مخصوصاً زمانی که ارائه با استفاده از صفحه نمایشگر و اسلایدهای پاورپوینتی انجام می‌شود. این خستگی تنها مختص مخاطبان حاضر در جلسه نیست. خود شما هم به‌عنوان یک ارائه‌دهنده از پیامدهای این خستگی در امان نیستید. پس به‌طور کلی هر شکلی از ارائه اعم از مجازی یا حضوری، می‌تواند از یک جایی به بعد، برای همه خسته‌کننده باشد. مگر اینکه برای جان بخشیدن به آن و دمیدن روح تازه در کالبد مطالبتان، ایده و برنامه مناسبی داشته باشید.
خوشبختانه امروز ابزارهای رایگان زیادی وجود دارند که با بهبود قابلیت‌های تعاملی اسلایدها، آن‌ها را جذاب‌تر می‌کنند. بااین‌حال، در بحث ارائه جذاب یک اصل مهم وجود دارد. اصلی که بر مبنای آن همواره باید «پیام» را بر «رسانه» مقدم بدانیم. زیرا چیستیِ آنچه با دیگران به اشتراک می‌گذارید، همواره مهم‌تر چگونگیِ ارائه آن است. بنابراین علیرغم نقش پررنگ فناوری در یک ارائه جذاب، باید محتوا و عملکردِ ارائه‌دهنده آن را در اولویت قرار دهیم. مهم نیست از چه ابزاری برای ارائه محتوایتان استفاده می‌کنید؛ نکاتی که در ادامه می‌آیند به شما در اجرای هر چه جذاب‌تر ارائه یا کنفرانستان کمک زیادی می‌کنند. از شما مخاطبان دوست‌داشتنی سخنوری دعوت می‌کنیم که تا انتهای این گفتار با ما همراه باشید.
1. طرحی نو در اندازید!
گاهی آن‌قدر به رویکردتان در ارائه کنفرانس یا ایراد سخنرانی عادت کرده‌اید که محتوای آن‌ها به ملکه ذهنتان تبدیل می‌شود. تسلط روی محتوا یا متن سخنرانی، بی‌تردید یک نقطه قوت است؛ اما عادت کردن به شکل ثابتی از روایت یک محتوا می‌تواند یکی از موانع ارائه جذاب باشد. بله! مطمئناً به‌عنوان ارائه‌دهنده باید کاملاً بدانید که چه می‌خواهید بگویید؟ اما اگر شکل ارائه محتوا برای خود شما کسل‌کننده به نظر می‌رسد، دیگران را نیز خسته و کسل خواهد کرد. حتی اگر محتوای ارائه‌تان غیرقابل انعطاف است، قالب و چارچوب آن لزوماً نباید این‌طور باشد. شاید وقت آن رسیده که ماجرا را به شکلی جدید برای مخاطبانتان تعریف کنید؛ یا به قول حافظ، طرحی نو در اندازید!
2. شناخت واقعی و دقیقی از مخاطبانتان کسب کنید!
ارائه‌ی یکسان محتوای کنفرانس یا سخنرانی به گروه‌های مختلف مخاطبان، هرگز تأثیر مدنظرتان را ایجاد نمی‌کند. بله ممکن است محتوا و جان کلام، در اصل تفاوتی نداشته باشد؛ اما برای یک ارائه جذاب، باید هر بار و با در نظر گرفتن مخاطبان، آن را به زبان متفاوتی بیان کنید. این موضوع، گویای اهمیت شناخت مخاطب در سخنرانی است.
یکی از مهم‌ترین نکات در ارائه سخنرانی جذاب، شناخت مخاطبان است. شما باید بدانید حاضران در جلسه ارائه، دقیقاً چه کسانی هستند و چطور می‌توانید با اعضای آن گروه، تعامل بهتری برقرار کنید؟ دسته‌ای از مخاطبان به تشریح مطالعات موردی یا حکایات خاص علاقه دارند. برخی دیگر شاید نمودارها و جداول آماری را به اَشکال دیگر ِارائه ترجیح دهند. برای تعامل بهتر با برخی از مخاطبان نیز باید استفاده از لحن، کلام یا واژگان خاصی را در دستور کار قرار دهید. خلاصه اینکه باید بدانید یک روش ثابت در ارائه، برای گروه‌های مختلف به یک اندازه جذاب نیست. پس تا جایی که می‌توانید ارائه و شکل تحویل آن را با توجه به مخاطبان، شخصی‌سازی کنید.
3. مختصر و مفید باشید!
گاهی شرایط ایجاب می‌کند که همه نکات مربوط به موضوع سخنرانی را بی‌کم‌وکاست در اسلایدهایتان بیاورید. اما شرط می‌بندیم که در اغلب مواقع می‌توان اسلایدهایی پیدا کرد که وجود آن‌ها واقعاً ضرورتی ندارد. بهتر است قبل از نهایی کردن فایل اسلایدها، نگاه دوباره‌ای به آن‌ها بیندازید. تعارف را کنار بگذارید و اسلایدهایی را که به نظرتان لزومی به استفاده از آن‌ها نیست، بی‌رحمانه حذف کنید. این کار را حتی درباره جملات و عباراتی که در هر اسلاید به کار برده‌اید، انجام دهید. فراموش نکنید که با این بی‌رحمی درواقع به خودتان و مخاطبانتان رحم کرده‌اید!
عبارات کوتاه‌تر و اسلایدهای کمتر، تداعی و انعکاس بهتری در ذهن دارند. پس برای افزایش اثربخشی یک ارائه جذاب و ممانعت از خستگی خود و مخاطبانتان، تا جایی که راه دارد، مختصر و مفید عمل کنید.
4. داستان بگویید و ارتباط برقرار کنید!
استفاده‌ی صِرف از اعداد، نمودارها، کلیدواژه‌ها یا عبارات تجاری راهی تضمین‌شده برای از دست دادن توجه مخاطبان است! این آیتم‌ها نمی‌توانند دروازه‌ای برای ورود مخاطبان به دنیای شما باشند و حلقه اتصال اولیه را شکل دهند. اگر نیاز به توضیح بیشتر و ملموس‌تر یک مفهوم باشد، مطمئناً باید به استفاده از این آیتم‌ها فکر کنید. اما استفاده از آن‌ها بدون ایجاد کشش اولیه، به سردرگمی مخاطب یا انصرافش از همراهی با شما می‌انجامد.
داستان‌سرایی و مرتبط ساختن آن با موضوع اصلی سخنرانی یک تکنیک کارآمد برای تهییج و همراه کردن مخاطبان است. اگر مقدور است، برای تشریح داستان یا روایت مدنظرتان، برنامه‌ریزی نموده و آن را به‌صورت بخش به بخش برای حاضران تعریف کنید. حین تعریف هر بخش از طریق مقایسه آن با نکات اصلیِ بحث، به مخاطبان در درک بهتر محتوا کمک کنید.
5. درباره نتایج و اهداف ارائه فکر کنید!
جمع‌بندی سخنرانی و پایان مناسب آن از اساسی‌ترین لازمه‌های یک ارائه جذاب است. بنابراین باید برای بخش پایانی ارائه، برنامه و اهداف ویژه‌ای داشته باشید. مخاطبان باید با احساس رضایت از جلسه سخنرانی شما خارج شوند. آن‌ها در پایان باید به این نتیجه برسند که انتظاراتشان را درک و برآورده کرده‌اید. پس باید هدف‌گذاری دقیقی برای این بخش داشته باشید. باید مشخص کنید مهم‌ترین موضوعاتی که باید در ارائه به آن‌ها بپردازید کدام‌ها هستند؟ حاضران جلسه در انتها چه نکاتی را باید بدانند که قبلاً نمی‌دانستند؟
از مهم‌ترین مشخصه‌های یک ارائه جذاب، میزان ماندگاری آن در ذهن حاضران است. پس باید برای تثبیت گفته‌هایتان در ذهن آن‌ها نیز ایده‌ای داشته باشید. شاید هیچ ایده‌ای آسان‌تر و درعین‌حال مؤثرتر از «تکرار کردن» نباشد. فراموش نکنید که تکرار، کلید یادگیری و به یادسپاری است. بنابراین از یک سؤال، نقل‌قول یا عبارت خاص به‌عنوان ترجیع‌بند استفاده کنید. این سؤال، نقل‌قول یا عبارت را در بخش‌های مختلف ارائه و به شکلی متوازن و هوشمندانه، مدام تکرار کنید. اگر این کار را به‌درستی انجام دهید، صدایتان تا مدت‌ها و بلکه تا همیشه در ذهن شنوندگان طنین‌انداز می‌شود.
6. دوباره تمرین کنید!
تسلطِ امروزتان روی مطالبی که ارائه می‌دهید، نتیجه تمرین زیادتان در گذشته است. اما همان‌طور که گفتیم، برای بخشیدن جانی تازه به ارائه، باید تغییراتی ایجاد کنید. تغییراتی که در موارد قبل، برخی از مهم‌ترین آن‌ها را نام بردیم. پس حالا باید برای تسلط بر ورژن جدیدی از ارائه که با اِعمال این تغییرات ایجاد شده، تا می‌توانید تمرین کنید.
سخن آخر
ارائه یک کنفرانس یا سخنرانی عمومی می‌تواند هم برای ارائه‌دهنده و هم مخاطبان به فرایندی فرسایشی و خسته‌کننده تبدیل شود. بااین‌حال، با اِعمال برخی تغییرات در ماهیت و شکل ارائه می‌توان آن را به رویدادی جذاب‌تر تبدیل کرد. به این ترتیب، هم خودتان از بیان گفته‌هایتان به وجد می‌آیید و هم مخاطبان را تا انتها با خود همراه می‌کنید. رعایت نکات گفته‌شده در این مقاله، اجرای یک ارائه جذاب را تضمین می‌کنند. البته که برای تحقق این هدف، استفاده از ابزارهای تعاملی و جلوه‌های گرافیکی نیز می‌تواند یاری‌رسان باشد.