کنفرانس مجازی رفته‌رفته به رویدادی کاملاً عادی تبدیل می‌شود و به‌طورکلی توانسته جایگزین خوبی برای کنفرانس حضوری باشد. در این میان از نقش شیوع بیماری کرونا در گسترش و رواج این شکل از کنفرانس نباید به‌سادگی گذشت. از آن طرف هم باید توجه داشته باشیم که آنچه کنفرانس مجازی را به ابزاری کارآمد تبدیل کرده، پیشرفت فناوری و در دسترس بودن ابزارهای ارتباطی مناسب است.
حالا افراد بی‌آنکه نیازی به خروج از خانه باشد، در کنفرانس‌های مجازی به‌عنوان سخنران یا مخاطب حاضر می‌شوند و چنانچه عرضه‌کننده کالا یا خدمتی باشند می‌توانند از طریق تماس تصویری با مشتریانشان ارتباط برقرار کنند.
بااین‌حال، حضور در یک کنفرانس آنلاین هم قواعد خاص خودش را دارد که باید آن‌ها را مدنظر قرار دهیم. در این مطلب از سخنوری 7 نکته اساسی را در ارتباط با برگزاری کنفرانس مجازی با شما همراهان همیشگی در میان می‌گذاریم.
- جایگاه مناسبی برای دوربین انتخاب کنید
کیفیت کنفرانس مجازی با جایگاه دوربین و زاویه‌ای که دیگران از آن چهره شما را می‌بینند، ارتباط زیادی دارد. بهترین جایگاه برای دوربین، نقطه‌ای است که یا هم‌سطح با صورت شما یا کمی بالاتر از آن باشد. بنابراین باید لپ‌تاپ یا گوشی را در چنین نقطه‌ای قرار دهید. برای این کار می‌توانید چند کتاب را روی یکدیگر بچینید یا از یک جعبه کوچک کمک بگیرید و دوربین را روی آن بگذارید. اگر هم از فن لپ‌تاپ استفاده می‌کنید و فنتان قابلیت تنظیم زاویه دارد، می‌توانید بدون نیاز به کتاب یا جعبه، لپ‌تاپ را در زاویه‌ای قرار دهید که دوربین آن درست مقابل صورتتان قرار بگیرد.
- مخاطبانتان را تصور کنید
اولین تدریس من از طریق وبینار، تجربه عجیبی برایم بود. احساس می‌کردم که دارم با خودم حرف می‌زنم! حتی دیدن مربع‌های کوچکی که چهره‌های کم‌نور را در خودشان جا داده بودند، تغییری در احساسم ایجاد نمی‌کرد و کماکان آن‌طور که می‌خواستم نمی‌توانستم با مخاطبانم ارتباط برقرار کنم. به هر تقدیر آن کنفرانس مجازی به پایان رسید و من از آن تجربه، نکته ارزشمندی را آموختم که آن را به شما هم پیشنهاد می‌کنم: حین سخنرانی مجازی، این‌طور تصور کنید که بهترین و صمیمی‌ترین دوستتان داخل لنز دوربین گوشی یا لپ‌تاپ نشسته است و با همان حس، با مخاطبانتان سخن بگویید. چنین تصوری کمکتان می‌کند که یخ ارتباطتان با آن‌ها آب شود و بتوانید ارائه‌ی گرم‌تر و شاداب‌تری داشته باشید. این ایده برای من جواب داد و وبینار دوم با وجود یکسان بودن محتوای مطالبی که آموزش می‌دادم، به‌مراتب بهتر از وبینار اول بود.
- چهره راحتی داشته باشید
اگر حین کنفرانس مجازی در حال سخنرانی عمومی یا تدریس آنلاین هستید، شاید در ابتدای راه با محیط و قابلیت‌های مختلف نرم‌افزاری که از آن استفاده می‌کنید، کاملاً آشنا نباشید و این ممکن است باعث شود که نوعی احساس نگرانی یا حتی ترس در چهره‌تان پدیدار شود. اگر به این احساسات منفی مجال بروز دهید، حس نگرانی و اضطراب را به مخاطبانتان هم منتقل می‌کنید. بنابراین برای اجتناب از رویارویی با موقعیت‌های غیرقابل‌پیش‌بینی، قبل از آغاز کنفرانس مجازی، به اندازه کافی با نرم‌افزار کار کنید و به آزمون قابلیت‌های مختلف آن بپردازید. اگر به هر دلیلی مثل بی‌علاقگی یا کم‌حوصلگی، مایل به انجام این کار نیستید، می‌توانید فرد دیگری را به‌عنوان “کارگردان فنی” در کنارتان داشته باشید. فردی که به امور نرم‌افزاری، اِشراف و تسلط خوبی دارد و می‌تواند هرگونه نقص و مشکل فنی را حل‌وفصل کند.
به خاطر داشته باشید که تحت هر شرایطی باید آرامشتان را حفظ کنید. اگر به‌تنهایی در حال ایراد سخنرانی مجازی هستید و حین انجام کار با مشکلی مواجه شدید، بدون اینکه دستپاچه شوید، صفحه مقابلتان را به‌دقت رصد کنید تا بتوانید مشکل را شناسایی و رفع نمایید. حین فرایند جستجو، سگرمه‌هایتان را از هم باز کنید و یک لبخند دل‌نشین بودایی بر لب داشته باشید! این حالت چهره به حفظ آرامشتان کمک زیادی می‌کند.
- حواستان به ظاهر پس‌زمینه باشد
ظاهر پس‌زمینه در کیفیت ارائه یک کنفرانس مجازی نقش مهمی دارد. نگاهی به پشت سرتان بیندازید. مخاطبانتان چه چیزهایی می‌بینند؟ یک تخت خواب شلخته یا لباسی که روی آن مچاله شده؟ چنین صحنه‌هایی به هیچ عنوان نمی‌توانند جالب باشند؛ این‌طور نیست؟! پس قبل از شروع کنفرانس، دقایقی را صرف مرتب کردن محیط اطرافتان کنید. حتی می‌توانید دکوری جذاب و مرتبط با محتوای کنفرانس ایجاد کنید. البته این دکور نباید بیش‌ازحد شلوغ باشد و باعث پرت شدن حواس مخاطبان شود.
- نور مناسبی فراهم کنید
برای اینکه مخاطبان تجربه خوبی از کنفرانس مجازی شما داشته باشند، باید بتوانند به‌راحتی تصویر شما را ببینند و این امر تا حد زیادی به نوع و کیفیت نورپردازی بستگی دارد. منبع نور باید همواره در جلوی شما قرار بگیرد. از قرار دادن منبع نور در پشت سر و محیط پس‌زمینه جداً اجتناب کنید زیرا این کار باعث می‌شود که شبیه شبحی ترسناک به نظر برسید! به این نکته هم دقت کنید که در پس‌زمینه، آینه یا جسم براقی وجود نداشته باشد که نور را به چشم مخاطبان بازتاب دهد.
- لباس مناسبی بپوشید
با وجود اینکه در اغلب کنفرانس‌های مجازی، مخاطبان فقط از قسمت سینه به بالا را می‌بینند، اما باز هم بهتر است لباس مناسبی بپوشید. هر چه لباستان، برای حضور در یک کنفرانس حضوری، تناسب بیشتری داشته باشد، حین ارائه کنفرانس مجازی، احساس بهتری خواهید داشت و وقتی احساس بهتری داشته باشید، آرام‌تر و مطمئن‌تر به نظر می‌رسید. اینکه کسی نیمه پایین بدنتان را نمی‌بیند، دلیل موجهی برای نشستن در مقابل دوربین با پیژامه یا زیرشلواری نیست! فقط یک لحظه تصور کنید که حین ارائه کنفرانس مجازی به هر دلیلی مجبور به بلند شدن در مقابل دوربین باشید؛ حتی تصورش هم ترسناک است!
- به مخاطبان نگاه کنید
وقتی به نقطه سیاه کوچک لنز در بالای صفحه نمایش لپ‌تاپ یا گوشی نگاه می‌کنید، مخاطبان احساس می‌کنند که به آن‌ها چشم دوخته‌اید. البته شاید شرایط سخنرانی مجازی طوری باشد که نتوانید دائماً این کار را انجام دهید. به‌هرحال ممکن است برای ارائه مطلب لازم باشد نگاهتان را بیشتر به صفحه گوشی و کامپیوتر یا میز کار معطوف کنید که مشکلی نیست. اما باید مطمئن شوید که هر از گاهی هم سرتان را بالا می‌گیرید و به لنز دوربین نگاه می‌کنید. این کار باعث می‌شود که مخاطبان، تماس چشمی سازنده و مثبتی با شما داشته باشند و بیشتر تحت تأثیرتان قرار بگیرند.
سخن آخر
علی‌رغم اینکه کنفرانس مجازی در مقایسه با کنفرانس حضوری، ماهیت فنی‌تری دارد اما بسیاری از اصول ارائه، بین این دو نوع کنفرانس، مشترک هستند که برقراری تماس چشمی، حالت چهره و پوشیدن لباس مناسب از آن جمله‌اند.
برگزاری کنفرانس‌ها به‌صورت مجازی، روندی بود که به‌واسطه همه‌گیری بیماری کرونا به اوج رسید اما مطمئناً در دوران پسا کرونا نیز از محبوبیت آن کم نخواهد شد. بنابراین بسیار محتمل است که در آینده‌ای نزدیک شما هم در مقام ارائه یک کنفرانس مجازی قرار بگیرید. توجه به 7 نکته‌ای که در این مقاله خواندید، به شما در انجام هر چه بهتر این کار کمک می‌کند.
مقالات خواندنی:
چطور یک کنفرانس مجازی سحرآمیز داشته باشید؟ جدید
94 موضوع سخنرانی جذاب برای یک ارائه‌ی متقاعدکننده
با رعایت این نکات، کنفرانس مجازی خود را منحصر به فرد کنید
متن مجری سمینار فن آوری اطلاعات و فضای مجازی با رویکرد زندگی دوم و تغییر سبک زندگی نوجوانان
