ارتباطات سازمانی و نقش آن در کسب‌وکار

ارتباطات سازمانی، برای رشد هر کسب‌وکار، مؤلفه‌ای اساسی بوده که از بالا تا پایین سلسله‌مراتب سازمانی را دربرمی گیرد. هر سازمان موفق برای ایجاد روابط کاری مطلوب بین کارفرما و کارمندان، ارتباطات میان‌بخشی‌اش را تقویت می‌کند. در صورت بروز هرگونه نقص در زنجیره ارتباطات سازمانی، ممکن است مجموعه‌ای از خطاهای اطلاعاتی  رخ دهد که این امر بعضاً می‌تواند مانعی جدی در مسیر رشد و تعالی سازمان باشد. واقعیت این است که بخش‌های مختلف یک سازمان در زنجیره‌های مشخص سلسله‌مراتبی باید با یکدیگر همکاری سازنده‌ای داشته باشند تا بتوانند بدون مواجهه با شکاف‌ها یا حفره‌های ارتباطی، اجرای استراتژی‌های سازمانی را تسهیل نمایند.

وقتی یک کارمند در محیطی که در آن ایده‌ها آزادانه بیان می‌شوند، احساس راحتی کند، قطعاً از کار کردن در فضایی خارج از چارچوب‌های خشک و معمول ذهنی لذت زیادی می‌برد. مختل شدن فرایند ارتباطات سازمانی، نتایج ناخوشایندی برای سازمان در پی خواهد داشت. نتایج پژوهش یک موسسه معتبر آمریکایی نشان داد که 70% خطاهای کاری از ارتباطات سازمانی ضعیف ناشی می‌شوند. به همین دلیل است که شرکت‌ها دائماً به دنبال ارتقا و به‌روزرسانی روش‌ها و رویه‌های ارتباطی خود هستند. برای اینکه قدری عمیق‌تر به موضوع بپردازیم، بگذارید ابتدا به تشریح انواع ارتباطات سازمانی بپردازیم.

انواع ارتباطات سازمانی

تردیدی نیست که محیط هر کسب‌وکار، مستلزم اتخاذ مجموعه‌ای متنوع از روش‌های ارتباطی برای افزایش اثربخشی ارتباطات سازمانی است. ارتباطات سازمانی با توجه به چهار عامل ساختار، جریان (مسیر)، واکنش و وسیله‌ی ارتباط انواع مختلفی دارند.

ارتباطات درون‌سازمانی

درون هر سازمان، حتی کوچک‌ترین ارتباطی مستلزم تعامل میان کارکنان است. تعاملی آمیخته با حُسن نیت که ضمن بهبود اخلاق کاری در سازمان، بتواند بهره‌وری و رشد آن را تسهیل نماید. شما از طریق ارتباط درون‌سازمانی، به‌صورت مستقیم و چهره به چهره با کارکنان سازمان سروکار دارید. در اینجا بد نیست نگاهی به انواع ارتباط درون‌سازمانی داشته باشیم.

1. ارتباط پایین به بالا: در این نوع ارتباط، اطلاعات از سمت مرئوس به رئیس در یک سلسله‌مراتب سازمانی جریان می‌یابد.
2. ارتباط بالا به پایین: در این نوع ارتباط جریان اطلاعات از سوی مقامات بالادستی به زیردستان در یک سلسله‌مراتب سازمانی برقرار است.
3. ارتباط افقی: به جریان اطلاعات بین کارکنان یک واحد یا قسمت کاری یا بخش‌های هم‌سطح گفته می‌شود.

ارتباط برون‌سازمانی

هر شکلی از جریان اطلاعات که از مرزهای سازمان فراتر رفته و با مشتریان، فروشندگان، شرکا و به‌طورکلی، ذینفعان سازمان در ارتباط باشد در دسته‌ی ارتباطات برون‌سازمانی قرار می‌گیرد. در اینجا مدیریت سازمان، باید مأموریت و هدف سازمان را تعیین کند. یک الگوی ارتباطی مناسب، نه‌تنها به شناسایی دقیق ذینفعان سازمان می‌پردازد، بلکه بر نحوه تعامل مناسب با آن‌ها نیز تمرکز می‌کند. از آنجا که هدف اصلی ارتباط برون‌سازمانی، ارتقای جایگاه سازمان و افزایش درآمد آن است، این مؤلفه در طرح بازاریابی یک سازمان، جایگاه و اهمیت ویژه‌ای دارد.

نقش ارتباط مؤثر در کسب‌وکار

کارآفرین یا صنعتگر؛ فرقی ندارد! شما قبل از هر چیز باید یک سخنور قهار باشید! برقراری ارتباط مؤثر درون‌سازمانی، علاوه بر افزایش روحیه کارکنان و ارتقای سطح کارایی آن‌ها، نیل به اهداف سازمانی را نیز در پی خواهد داشت. ناگفته پیداست که ارتباطات سازمانی مؤثر، یک الزام و پیش‌نیاز برای تبادل اثربخش اطلاعات در محیط کسب‌وکار است. در ادامه به تشریح مهم‌ترین مزایای ارتباطات سازمانی مطلوب می‌پردازیم.

مزایای ارتباطات سازمانی مؤثر

1. تقویت سازمان و روابط کارکنان

ارتباطات سازمانی خوب، تیم‌های کاری با بازدهی بالا ایجاد می‌کند و از این طریق کارکنان را برای دستیابی به حداکثر موفقیت، ترغیب می‌نماید. ارتباطات سازمانی مناسب، روحیه کارکنان را افزایش داده و حس وفاداری را در آن‌ها ایجاد یا تقویت می‌کند.

2. ارتباطات سازمانی مؤثر و نوآوری

اساساً نوآوری، نتیجه کارهای پژوهشی جدی و سخت است و عموماً هم در موقعیت‌های غیرمنتظره و از مجاری غیررسمی بروز پیدا می‌کند. نوآوری زمانی مجال بروز می‌یابد که کارکنان تعهد زیادی به کار داشته باشند، سؤال بپرسند و درگیر فعالیت‌های خلاقانه و نوآورانه شوند. بنابراین مدیر سازمان باید به‌طور هم‌زمان، نقش پژوهشی و تحقیقاتی کارکنان را نیز به رسمیت بشناسد و برای دستیابی به نتایج بهتر به استدلال آن‌ها نیز توجه داشته باشد. باید بر هر یک از بخش‌های سازمان، مدیریت مناسبی اِعمال شود به‌طوری‌که ایده‌های نوآورانه‌ی کارکنان، شناسایی شده و هوش تجاری آن‌ها در فرایند تصمیم‌گیری دخیل شود. پارادایم‌های رفتاری، استراتژیک و مدیریتی مبتنی بر ارتباطات سازمانی مؤثر، نوآوری سازمانی را تسهیل می‌نماید.

3. پشتیبانی از مأموریت سازمان

برنامه‌ها و سیاست‌های واقع‌گرایانه به اطلاعات کافی و صحیح از وضعیت بازار مثل میزان رشد آن یا مشتریانِ در دسترس نیاز دارد. کارکنان باید به‌خوبی در این باره توجیه شوند که انتظارات اطلاعاتی سازمان از آن‌ها چیست و چه کارهایی باید در این زمینه انجام دهند؟ بهترین شکل ارتباطات سازمانی اثربخش زمانی ایجاد می‌شود که سازمان به‌منظور ایجاد گروه‌های کاری مشورتی، به‌طور هم‌زمان به انواع ارتباطات سازمانی (عمومی، افقی و حتی موّرب) توجه نشان می‌دهد. در چنین ساختاری، مدیران برای جمع‌آوری اطلاعات ارزشمند، مشوق و حامی جریان ارتباط پایین به بالا هستند و زمینه مناسبی را برای بیان شکایات کارکنان فراهم می‌نمایند.

این امر به سازمان کمک می‌کند تا بفهمد آیا همه اعضا در مورد مأموریت‌ها، اهداف و … اتفاق‌نظر دارند یا نه؟ در نهایت، همکاری گروه‌ها و تیم‌ها و جریان هدفمند اطلاعات مدیران را قادر می‌سازد که بتوانند با توجه به رشد آن دسته از کسب‌وکارهایی که به داده‌ها، اطلاعات و متعاقباً ارتباطات، وابستگی زیادی دارند، استراتژی‌های سودمند و هوشمندانه‌ای اتخاذ کنند.

4. ایجاد محیط کاری مطلوب و موفق

ارتباطات سازمانی به مدیران در انجام عملیات و وظایف مدیریتی کمک زیادی می‌کند. یک مدیر موفق برای اداره یک سازمان باید بتواند دیدگاه‌ها و افکارش را به‌خوبی به سایر اعضای سازمان منتقل نماید. مدیران با هدف ایجاد یک محیط کاری موفق و مطلوب برای برقراری ارتباط با کارکنان از کانال‌های ارتباطی مختلفی استفاده می‌کنند. آن‌ها باید به پیام‌ها و مقاصدی که قصد دارند به ذینفعان داخلی و خارجی سازمان انتقال دهند، توجه ویژه‌ای داشته باشند. ارتباطات سازمانی اعم از داخلی یا خارجی، مؤلفه‌ای کلیدی بوده که به مدیران در ایجاد تغییرات رفتاری مفید و مؤثر کمک شایان‌ذکری می‌کند. مثلا مدیران با استفاده از این اهرم می‌توانند کارکنان را به ترک روش‌های کاری که بازدهی کمی دارند، ترغیب نموده و آنها را به انطباق با فرایندهای کاری جدید و کارآمد تشویق نمایند.

مدیران سازمانی موفق بر برقراری ارتباط مؤثر تمرکز ویژه‌ای دارند و برای ایجاد یک محیط کاری سالم زمان زیادی را صرف فرایندهای ارتباطی می‌کنند. بنابراین کارایی و اثربخشی تیم‌های کاری تا حد زیادی به عامل ارتباط بستگی دارد.

نتیجه‌گیری

ارتباطات سازمانی مؤثر در همه بخش‌های کاری خصوصاً در زمینه‌ی مدیریت نیروی کار و توسعه استراتژی‌ها و سیاست‌های سازمانی، ابزاری بسیار کاربردی و مفید است. بنابراین باید تلاش کرد که ضمن ایجاد بستر مناسب برای تسهیل هرچه بیشتر فرایند ارتباطی در سازمان، امکان گردش آزادانه‌ی اطلاعات و تعاملات سازنده بین سطوح مختلف سازمان را نیز فراهم آورد.

 

مقالات خواندنی: