برنامه‌ریز رویداد، فردی است که مراسم و مجالس ویژه را به رویدادهایی خاطره‌انگیز برای مخاطبان تبدیل می‌کند. برای تبدیل شدن به چنین فردی، باید گواهینامه‌های آموزشی خاصی را اخذ کرد و مهارت‌های مهمی را توسعه بخشید. مهارت‌هایی که به مدیریت تمام جنبه‌های برنامه‌ریزی رویداد و حصول رضایت مشتریان کمک زیادی می‌کنند.
آیا شما هم به مشاغلی تحت عنوان مسئول یا برنامه‌ریز رویداد علاقه دارید؟ در این صورت باید اطلاعات بیشتری درباره این حرفه کسب کنید. با کسب اطلاعات اساسی، می‌توانید متوجه شوید که آیا این حرفه با علایق، استعدادها، توانمندی‌ها و اهداف شغلی شما همخوانی و سازگاری دارد یا خیر؟ در این مقاله از سایت سخنوری قصد داریم به این سؤال مهم جواب دهیم که برنامه‌ریز تشریفات یا رویداد چه می‌کند؟ همچنین درباره موضوعاتی مثل الزامات و مهارت احراز این شغل، محیط کاری و … اطلاعاتی را با شما عزیزان به اشتراک می‌گذاریم. از شما دعوت می‌کنیم تا پایان این گفتار با مدرسه سخن همراه باشید.
برنامه‌ریز رویداد چه کارهایی انجام می‌دهد؟
برنامه‌ریز رویداد که بعضاً به آن هماهنگ‌کننده رویداد یا مدیر رویداد هم می‌گویند، یک مسئول رسمی و حرفه‌ای است که جلسات و رویدادهای خاصی مثل مراسم، میهمانی‌ها، عروسی‌ها، گردهمایی‌های تجاری و جلسات جمع‌آوری کمک‌های مالی را مدیریت و سازمان‌دهی می‌کند. او ضمن مدیریت بودجه‌ی برگزاری رویداد، تاریخ برگزاری آن را تعیین می‌کند. علاوه بر این، ضمن مشخص کردن مکان برگزاری رویداد، محل اسکان و وسایل حمل‌ونقل لازم برای جابه‌جایی میهمانان را تعیین می‌نماید.
نوع و تعدد وظایف محوله به یک مدیر رویداد با توجه به عواملی مثل ماهیت و گستردگی مراسم و همین‌طور میزان تجربه و تحصیلات فرد متغیر است. بااین‌حال، برنامه‌ریزی رویداد غیر از موارد گفته‌شده، وظایف دیگری را نیز شامل می‌شود. مهم‌ترین این وظایف عبارت‌اند از:
- ملاقات با مشتریان به‌منظور درک هدف آن‌ها از برگزاری رویداد
- برنامه‌ریزی گستره‌ی رویداد از نظر هزینه، زمان و مکان
- بازرسی مکان برگزاری رویداد جهت اصول اطمینان از کیفیت و امکانات سخت‌افزاری لازم جهت برآورده ساختن نیازها و انتظارات
- رایزنی و تبادل‌نظر با کارکنان در محل برگزاری رویداد به‌منظور هماهنگ‌سازی جزئیات
- نظارت بر اجرای درست فعالیت‌ها و برنامه‌های رویداد به‌منظور اطمینان از رضایت مشتری و میهمانان
- بررسی صورتحساب‌های رویداد و تأیید و موافقت با پرداخت‌ها
میانگین حقوق یک برنامه‌ریز رویداد چقدر است؟
به‌طور کلی، میزان دقیق و مشخصی را نمی‌توان برای دستمزد یک برنامه‌ریز رویداد در کشور خودمان یعنی ایران ذکر کرد. بنابراین بهتر است در این زمینه به اطلاعات بین‌المللی رجوع کنیم. به‌طور کلی، میانگین دستمزد یک مدیر رویداد به سطح تجربه و همین‌طور نوع رویدادهای محوله به او بستگی دارد. این میزان در آمریکا به‌طور متوسط 15800 دلار است. البته افرادی که خود صاحب یک کسب‌وکار هستند، در مقایسه با کسانی که برای دیگران کار می‌کنند، درآمد بیشتری دارند.
برای تبدیل شدن به برنامه‌ریز تشریفات چه الزامات و شرایطی وجود دارد؟
فعالیت به‌عنوان یک برنامه‌ریز تشریفات، مستلزم برآورده ساختن مجموعه‌ای از الزامات و شرایط حرفه‌ای است. در ادامه مهم‌ترین این الزامات را معرفی و تشریح می‌کنیم.
1. تحصیلات
اکثر مشتریان و کارفرمایان افرادی را به‌عنوان برنامه‌ریز تشریفات انتخاب می‌کنند که در یکی از حوزه‌های مرتبط دارای تحصیلات آکادمیک باشند. ازجمله رشته‌های تحصیلی مرتبط در این زمینه عبارت‌اند از:
- هتلداری
- گردشگری (توریسم)
- مدیریت همایش
- مهمانداری
2. گواهینامه‌های حرفه‌ای
در تمامی رشته‌ها و مشاغل، اخذ گواهینامه‌های رسمی و معتبر می‌تواند وزن علمی و مهارتی فرد را افزایش دهد. این قاعده درباره شغل برنامه‌ریزی رویداد هم صدق می‌کند. از میان معتبرترین گواهینامه‌های حرفه‌ای در این زمینه می‌توان از موارد زیر نام برد:
- CSEP: این گواهی توسط انجمن بین‌المللی رویدادهای زنده (ILEA) و به افرادی که توانایی، دانش و مهارت کافی را برای مدیریت تمام عناصر و جنبه‌های یک رویداد نشان داده‌اند، ارائه می‌شود. دریافت این گواهینامه، مستلزم قبولی در آزمون CSEP و داشتن حداقل 3 سال تجربه در حوزه برنامه‌ریزی رویداد است.
- CMP: این گواهینامه که نهادی با نام شورای صنعتی رویدادها آن را صادر می‌کند، به افرادی اعطا می‌شود که در سازمان‌دهی جلسات و همایش‌ها از تخصص بالایی برخوردار هستند. متقاضیان دریافت این گواهینامه باید در یک آزمون کتبی که مباحث مربوط به مدیریت جلسات را در برمی‌گیرد، شرکت کنند.
- CMM: اگر خواهان بهبود و ارتقای مهارت‌های تجاری، رهبری و مدیریتی خود در فرایند برنامه‌ریزی رویداد هستید، اخذ این گواهینامه بسیار ارزشمند خواهد بود. دریافت این گواهی که از سوی موسسه MPI صادر می‌شود، مستلزم انجام موفق یک پروژه جهت اثبات مهارت‌های شماست.
3. آموزش و تجربه
بسیاری از کارفرمایان بنا به ملاحظاتی مثل مسائل اقتصادی، ترجیح می‌دهند مدیریت رویداد خود را به افراد کم‌تجربه‌ای که به‌تازگی فارغ‌التحصیل شده‌اند بسپارند. درحالی‌که برخی دیگر مایل‌اند این وظیفه حساس را به افرادی محول کنند که دارای تجربیات خوبی در این زمینه هستند. بنابراین اگر می‌خواهید شانس موفقیت و تمایزتان را بالا ببرید، بهتر است فوراً تجربه‌اندوزی را آغاز کنید. شما می‌توانید این کار را با ایفای نقش در موقعیت‌های سطح پایین‌تر مثل دستیار برنامه‌ریز رویداد انجام دهید. فعالیت در چنین نقش‌هایی ضمن افزایش تجربه، نکات آموزشی ارزشمندی را دستگیرتان می‌کند. اگر به‌زعم خودتان در این زمینه به آموزش بیشتری نیاز دارید، می‌توانید به استخدام یک منتور فکر کنید.
یک برنامه‌ریز رویداد موفق به چه مهارت‌هایی نیاز دارد؟
مهم‌ترین مهارت‌های موردنیاز برای موفقیت در شغل برنامه‌ریزی رویداد عبارت‌اند از:
- توجه به جزئیات: شما باید قادر به شناسایی جزئیات باشید تا با یافتن ایرادات و نواقص احتمالی، از بروز مشکل در اجرای رویداد جلوگیری کنید. به عبارت دیگر، یک برنامه‌ریز رویداد باید آن‌قدر دقیق و جزئی‌نگر باشد که بتواند مو را از ماست بکشد. این امر مستلزم توجه همه‌جانبه به جزئیات اعم از زمان‌بندی، طراحی دکوراسیون، درج درست اسامی، خواسته‌ها و پیشنهادهای کارفرما و نیز سلایق و ترجیحات میهمانان است.
- سازمان‌دهی: برنامه‌ریزی رویداد یک فرایند پیچیده است. این فرایند را می‌توان به معادله‌ای تشبیه کرد که برای صدق کردن، تمام متغیرها باید با مقادیر درست در جای خود بنشینند. به همین علت برنامه‌ریزان حرفه‌ای دارای سطح بالایی از مهارت سازمان‌دهی هستند. آن‌ها به پشتوانه این مهارت می‌توانند به‌طور توأمان، وظایف مختلف را تحت نظارت و مدیریت قرار دهند. این ویژگی، هماهنگ ساختن و پیشبرد هم‌زمان همه‌ی جنبه‌های برگزاری رویداد را امکان‌پذیر می‌سازد.
- شبکه‌سازی: به‌طور کلی فعالیت در حوزه مدیریت رویداد، مستلزم برآورده کردن نیازهای طیف گسترده‌ای از مشتریان است. درواقع برای اجرای مناسب و آبرومندانه‌ی یک مراسم، افراد زیادی شامل عکاس، آشپز، پرسنل خدماتی، گروه موسیقی و … باید وارد صحنه شوند. اینجاست که داشتن یک شبکه وسیع حرفه‌ای اهمیت زیادی پیدا می‌کند. امری که جز از طریق مهارت شبکه‌سازی یا نتورکینگ میسر نخواهد شد. این شبکه‌سازی‌ها، زمینه‌ای را برای همکاری‌های بلندمدت فراهم می‌آورد. زمینه‌ای که برنامه‌ریزان به‌واسطه آن می‌توانند تخفیف خوبی از دیگرام بگیرند و به این ترتیب با ارائه قیمت پایین‌تر، مشتریان بیشتری را به عقد قرارداد به‌منظور برگزاری رویداد متمایل سازند.
- ارتباط: یکی از اساسی‌ترین مهارت‌های برنامه‌ریزان رویداد، قابلیت عالی آن‌ها در برقراری ارتباط است. فرایندی که هم گوش سپردن و هم سخنوری و فن بیان را شامل می‌شود. آن‌ها با دقت به سخنان مشتریان خود گوش می‌دهند تا نیازها و ترجیحات آن‌ها را بشناسند. سپس از فن بیان عالی خود برای ارائه ایده‌ها و پیشنهادها استفاده می‌کنند و به این ترتیب، مدیریت کاملی بر جزئیات رویداد اِعمال می‌کنند. یادتان باشد که فن بیان عالی، یکی از نخستین معیارهای ارزیابی کیفیت کاری شما از جانب مشتریان است. پس باید تا می‌توانید در این زمینه پیشرفت کنید. برای این منظور می‌توانید ثبت‌نام در کلاس‌های آموزش فن بیان را در دستور کار قرار دهید.
- خلاقیت: خلاقیت نقشی ظریف و درعین‌حال اساسی در برنامه‌ریزی یک رویداد دارد. برنامه‌ریز رویداد در بسیاری از مواقع برای کمک به مشتریان باید به دنبال راهکارهای خلاقانه بگردد. انتخاب یک تم منحصربه‌فرد برای عروسی یا یک دکوراسیون مقرون‌به‌صرفه که از بودجه‌ی مشتری فراتر نرود، مثال‌هایی از مسائلی هستند که مدیریت آن‌ها مستلزم به کار بستن قوه خلاقیت است.
- تعاملات میان فردی: برنامه‌ریز رویداد باید مهارت بالایی در برقراری و حفظ تعاملات و روابط سازنده با مشتریان خود داشته باشد. این امر برگزاری روان رویدادها و اجرای عملیات از پیش تعیین‌شده را تسهیل می‌کند. آگاهی از نیازهای مشتریان و برآورده سازی این نیازها از دیگر دلایل اهمیت برخورداری از مهارت تعامل میان فردی است.
- حل مسئله: برنامه‌ریزان رویداد افرادی مدبر و انعطاف‌پذیر هستند. خصوصیاتی که آن‌ها را قادر می‌سازد تا برای حل مشکلات، تصمیماتی سریع و درعین‌حال اثربخش بگیرند. گاهی شرایط پیش‌بینی‌نشده‌ای مثل تأخیر در ارسال کالاها ممکن است مشکلاتی را در برگزاری رویداد ایجاد کنند. ولی یک برنامه‌ریز حرفه‌ای، همواره پلن‌های جایگزینی در دست دارد که در صورت بروز مسئله آن‌ها را کلید می‌زند. فراموش نکنیم که وقتی درباره مهارت حل مسئله صحبت می‌کنیم، باید سرعت و کیفیت اخذ تصمیمات را به‌طور هم‌زمان مدنظر قرار دهیم.
محیط کاری یک برنامه‌ریز رویداد چگونه است؟
برنامه‌ریزان رویداد برای رسیدگی به اموری مثل رزرو هتل، رزرو مکان رویداد و برنامه‌ریزی جلسات با مشتری معمولاً در یک دفتر اختصاصی کار می‌کنند. گاهی ممکن است برنامه‌ریزانِ شاغل در هتل‌ها یا مراکز همایش بزرگ با چند برنامه‌ریز دیگر که هر کدام مسئول انجام کار مشخصی (مثل پاسخگویی به تلفن، ثبت اسامی میهمانان رویداد و …) هستند، در ارتباط باشند. بعضاً هم این افراد در یک فضای اشتراکی بزرگ با یکدیگر کار کنند.
با نزدیک‌تر شدن تاریخ رویداد ممکن است برنامه‌ریزان ساعات بیشتری را در طول روز کار کنند. البته حجم و سرعت کار در بسیاری از مواقع به تعداد رویدادهایی که کارفرما از آن‌ها میزبانی می‌کند بستگی دارد.
گاهی برنامه‌ریزان، مسئولیت سازمان‌دهی رویدادهای بزرگی مثل نمایش فیلم، کنفرانس‌های سالانه، همایش‌های ملی یا نمایشگاه‌های تجاری را عهده‌دار می‌شوند. آن‌ها در چنین حالتی معمولاً برای گفتگو درباره الزامات، شرایط کار و موضوعاتی مثل فهرست میهمانان، تاریخ و ساعت برگزاری، اطلاعات تماس سخنرانان مدعو و … به محل اقامت مشتریان سفر می‌کنند. البته به لطف توسعه ابزارهای ارتباطی، امروزه ضرورت چنین سفرهایی به شکل چشمگیری کاهش یافته است.
چگونه به یک مدیر رویداد موفق تبدیل شویم؟
برای تبدیل شدن به یک مدیر یا برنامه‌ریز رویداد 5 مرحله اساسی وجود دارد که باید آن‌ها را بگذرانید.
1. کسب مدرک یا گواهینامه
برنامه‌ریزی رویداد به مجموعه‌ای از مهارت‌های سطح بالا در زمینه‌هایی مانند ارتباطات، اصول تجاری و حسابداری نیاز دارد. اخذ مدرک یا گواهینامه‌های حرفه‌ای می‌تواند دانش و بینشِ لازم برای موفقیت را در اختیارتان قرار دهد. اغلب برنامه‌ریزان رویداد، در یکی از رشته‌هایی که قبلاً معرفی کردیم، دارای مدرک کارشناسی (لیسانس) هستند. بااین‌حال، اگر واقعاً خواهان پیشرفت و تمایز هستید، بهتر است به این حد اکتفا نکنید.
2. کسب تجربه کافی
بعد از دریافت مدرک تحصیلی یا گواهینامه‌ی حرفه‌ای، می‌توانید رسماً وارد حوزه کاری برنامه‌ریزی رویداد شوید. فعالیت در موقعیت‌های ابتدایی، شاید در نگاه اول هیجان‌انگیز نباشد؛ بااین‌حال چنین موقعیت‌هایی فرصت خوبی را برای تعامل و همکاری با متخصصان باتجربه برایتان فراهم می‌کنند. فرصتی که به لطف آن می‌توانید وظایف شغلی مهمی مثل برقراری ارتباط با مشتریان، انتخاب مکان‌ها، مذاکره درباره قراردادها، تعیین تم و دکور، انتخاب غذا و سرگرمی مناسب برای مراسم و مواردی از این قبیل را یاد بگیرید و به‌طور هم‌زمان تمرین کنید.
3. انتخاب حوزه تخصصی
درک درست وظایف عمومی یک برنامه‌ریز رویداد کمکتان می‌کند تا یک حوزه تخصصی مناسب را انتخاب کنید. حوزه‌ای که با علایق، استعدادها و مهارت‌هایتان انطباق بیشتری دارد. مدیریت رویداد در کُلیت خود، یک مفهوم واحد است؛ ولی اجرای این مفهوم در عمل و جزئیات می‌تواند از یک حوزه تا حوزه‌ای دیگر متفاوت باشد. برخی از شاخص‌ترین حوزه‌های تخصصی برنامه‌ریزی رویداد عبارت‌اند از:
- نمایشگاه‌های تجاری
- مجالس خصوصی
- همایش‌های علمی
- جشن عروسی
- مراسم تقدیر و بزرگداشت
- اهدای جوایز
- و …
4. ملحق شدن به یک سازمان یا شرکت حرفه‌ای
پیوستن به سازمان‌های حرفه‌ای به شما در یافتن فرصت‌های خوب شبکه‌سازی، ادامه تحصیل و همین‌طور پیشرفت شغلی کمک شایان زیادی می‌کند. این سازمان‌ها اغلب، میزبان همایش‌هایی هستند که منابع مفیدی را در اختیار برنامه‌ریز رویداد قرار می‌دهند. علاوه بر این، آن‌ها را از آخرین اخبار و به‌روزرسانی‌های صنعت آگاه ساخته و زمینه‌ای را برای آشنایی بیشتر با دیگران فراهم می‌کنند.
5. پیشرفت شغلی
ممکن است به‌تازگی شغلتان را به‌عنوان برنامه‌ریز رویداد آغاز کرده باشید. شاید هم در این عرصه تجربه زیادی داشته باشید. در هر صورت تفاوتی ندارد؛ چراکه صنعت برنامه‌ریزی رویداد فرصت‌های زیادی را برای پیشرفت در مسیرتان قرار می‌دهد. برخی از برنامه‌ریزان رویداد ترجیح می‌دهند از تجارب خود برای به دست آوردن فرصت‌های شغلی پردرآمد در شرکت‌های بزرگ بهره ببرند. درحالی‌که برخی دیگر ترجیح می‌دهند که کسب‌وکار خودشان را راه‌اندازی کنند. متمایز کردن خودتان در یک حوزه بسیار تخصصی مثل برگزاری مراسم تقدیر یا اهدای جوایز می‌تواند نگاه مدیران سازمانی را به‌عنوان مشتری به سمت شما جلب کند. گاهی هم می‌توانید با افزایش اعتبار و شهرت نامتان، زمینه را برای راه‌اندازی کسب‌وکار شخصی خودتان در حوزه برنامه‌ریزی رویداد هموار کنید.
مثالی از شرح شغل یک برنامه‌ریز رویداد
برای اینکه شما مخاطبان گرامی، درک روشن‌تری از برنامه‌ریزی رویداد داشته باشید این گفتار را با مثالی از شرح شغل یک برنامه‌ریز رویداد به پایان می‌بریم:
ما در حال حاضر به دنبال یک برنامه‌ریز رویداد بااستعداد و باانگیزه برای مدیریت رویدادهایمان هستیم. برنامه‌ریز، مسئول هر قسمت از فرایند آماده‌سازی رویداد ازجمله تأیید منوها، انتخاب مکان‌ها، تعیین چیدمان صندلی‌ها و ارزیابی میزان موفقیت اجرای برنامه بعد از برگزاری رویداد است. نامزد شغلی ایده‌آل ما باید فردی سازمان‌یافته و برخوردار از دانش عملی در زمینه مدیریت فروشنده باشد. توجه به جزئیات و داشتن مهارت‌های عالی ارتباطی، ازجمله الزامات مهم برای تصدی این شغل است؛ زیرا ما موفقیت شرکت خود را به برآوردن نیازهای مشتریان وابسته می‌دانیم.
سخن پایانی
همان‌طور که دیدیم، یکی از مهم‌ترین مهارت‌ها برای تبدیل شدن به یک برنامه‌ریز رویداد، فن بیان خوب است. مهارتی که با مهارت‌های دیگری نظیر برقراری ارتباط و تعامل با افراد همبستگی تنگاتنگی دارد. به همین سبب صاحب‌نظران، تقویت فن بیان را گامی بلند و ارزشمند برای علاقه‌مندان به برنامه‌ریزی رویداد می‌دانند. از این منظر، مدرسه سخن می‌تواند مهارت‌های کلامی و گفتاری شما را به بالاترین حد ممکن برساند. پس از شما دعوت می‌کنیم که به مدرسه سخن ملحق شوید تا فن بیانتان را به یک قطب نیرومند در جذب مشتریان تبدیل کنید.