سکوت انواع زیادی دارد. سکوت حاصل از آرامش سعادتمندانه، سکوت حاصل از نشستن در کنار یک برکه.سکوت شخصی که در فکر جواب دادن به یک سوال است متفاوت با سکوت خصمانه و مجازات کننده از سوی یک فرد است و مدیریت آن می‌تواند بسیار دشوار باشد و احساسات فرد جریحه‌دار شود.
در محیط کار دلایل سکوت خصمانه می‌تواند این باشد، که فرد از عواقب حرف زدن می‌ترسد و پیش‌بینی می‌کند که ابراز نارضایتی خود عواقبی مثل تنبیه را به دنبال داشته باشد و یا از پست خود کنار گذاشته شود. یا از یک سری امتیازات محروم گردد. یا با رفتار سرد و بی‌توجه مدیران ارشد روبه‌رو شده و حرف‌هایش نشنیده گرفته شود و یا فردی برای ایده‌ای که مطرح کرده و در سازمان مورد استفاده قرار گرفته و اتفاقا ثمربخش هم بوده، مورد تقدیر و قدردانی قرار نگرفته و پاداشی به او تعلق نگیرد. در چنین مواردی او ساکت ماندن را ترجیح می‌دهد.
یک مدیر فهمیده سکوت خصمانه کارکنان را نشانه‌ای خطرناک برای سازمان می‌داند و برای حل این مشکل تلاش می‌کند و در اولین فرصت، عوامل آن را ردیابی و برطرف می‌کند. چرا که عواقب سکوت خصمانه می‌تواند در بسیاری موارد جبران‌ناپذیر و یا زمان‌بر باشد. از عواقب سکوت خصمانه کارکنان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
1- انگیزه کارکنان کاهش یافته و نارضایتی آنها افزایش یابد.
2- مشارکت و خلاقیت در بین افراد کم می‌شود.
3- ناهماهنگی شناختی بین اعضا پدید می‌آید.
4- اثربخشی تصمیم‌گیری‌ها کاهش می‌یابد.
5- توانایی شناسایی و رفع نقص‌ها و اشکالات سازمان کم می‌شود.
سه نوع سکوت ممکن است در محیط کار رخ دهد
1- سکوت مطیعانه: این سکوت زمانی پیش می‌آید که کارکنان می‌دانند صحبت بی‌فایده است و عملا نمی‌توانند شرایط موجود را عوض کنند. بنابراین سکوت مطیعانه را انتخاب می‌کنند.
2- سکوت تدافعی: انگیزه سکوت تدافعی، حفاظتی است و دلیل عمده آن وجود ترس است. آشفتگی و ترس از عواقب منفی بروز آن باشد.
3- سکوت دوستانه: در این نوع سکوت انگیزه دوستانه است و فرد برای این سکوت می‌کند که به سایر افراد اجازه تشریک مساعی دهد و از نظرات آنها استفاده کند.
اکنون در مورد چگونه کنارآمدن با یکی از سخت‌ترین سکوت‌ها یعنی سکوت خصمانه، صحبت می‌کنیم. اگر فردی به‌سردی با شما برخورد کرد یا به شما بی‌توجهی کرد می‌تواند بسیار آزاردهنده باشد. ممکن است، اتفاقات زیادی در جریان باشد. به هر صورت، ممکن است شخص ساکت به سختی صحبت کند و در انجام این کار احساس امنیت نکند.
این سوال پیش می‌آید که چرا این اتفاق می‌افتد؟ در جواب باید گفت دلایل زیادی وجود دارد. این افراد لزوما انسان‌های ساکتی نیستند اما، وقتی بزرگ شدند، یاد گرفتند که تنها با عقب نشینی و سکوت نارضایتی خود را ابراز کنند، زیرا با این کار به راحتی می‌توانند فرد را مجازات کنند. آنها یاد بگیرند گرفته‌اند، سکوت را به عنوان روشی برای مدیریت محیط و احساسات خود به کار برند.
در اینجا 7 نکته در مورد مدیریت افرادی که سکوت خصمانه دارند، آورده شده است. تضمینی نیست که برای همه افراد کار کند، زیرا وضعیت و شرایط افراد می‌تواند متفاوت باشد. با این حال مطمئنا مفید خواهد بود.
نکته 1: ایجاد محیط امن
با ایجاد یک محیط امن می‌توانید از سکوت جلوگیری کنید .سکوت هنگامی ممکن است رخ دهد که شخص احساس کند صحبت کردن بی خطر است. محیطی ایجاد کنید که باعث ایجاد مشارکت شود و در آن افراد احساس راحتی کنند که بتوانند صحبت کنند.
این به معنای ایجاد محیطی است که افراد بتوانند در آن صحبت کنند، به حرفشان توجه شده و درک شوند. یک درک عاری از قضاوت، اتهام، سرزنش، تحقیر، تحقیر یا طعنه. این کار باعث می‌شود زمان‌هایی را که مردم سکوت می‌کنند ،کاهش یابد.
نکته2: گوش دهید
برای جلوگیری از سکوت افراد خوب گوش دهید حرف او را قطع نکنید. خیلی راحت است که بی‌حوصله باشید و بخواهید سریع واکنش دهید. اما این کار را نکنید. قبل از پاسخ مکث کنید. با بازگویی آنچه فهمیده‌اید، پاسخ دهید. به جای ارائه مشاوره یاحل مسئله برای آنها، روشنفکری، تمسخر، اختلاف‌نظر، تسکین دادن، تعریف داستان‌های مشابه و … گوش دهید. به سادگی با آنها همراهی کنید. این کار باعث می‌شود، احساس امنیت بیشتری در آنها ایجاد شود، در نتیجه نیازی به سکوت خصمانه نمی‌بینند.
البته شما باید بتوانید در آرامش و حالت راحتی قرار داشته باشید. در غیر این صورت فرد متوجه وجود ناامیدی در شما شود و حتی بیشتر عقب‌نشینی کند.
نکته3: درباره آنچه اتفاق افتاده صحبت کنید
هنگامی که شما در مورد آنچه اتفاق افتاده صحبت می‌کنید .دو استراتژی را به کار ببرید.
یک: برای جلوگیری از سکوت خصمانه چه کاری می‌توانید انجام دهید؟
دو: راه‌حل‌هایی که به هنگام سکوت خصمانه به حل آن کمک می‌کند.
نکته4 : سه گزینه ارائه دهید
هنگام ارائه کمک یا پشتیبانی، گزینه‌هایی را پیشنهاد دهید تا فقط یکی را انتخاب کند.
به عنوان مثال، “آیا دوست دارید تنهاتون بذارم؟“ یا “یک لیوان چای برایتان بیاورم؟“ یا “می‌خواهید شما را در آغوش بگیرم؟“ این با گفتن یک فنجان چای بنوش لحن متفاوتی دارد. آنها را به پذیرفتن کاری مجبور نکنید. پیشنهادات ملایم و بجا، می‌تواند به آنها کمک کند تا بهتر بتوانند پاسخ بدهند، راحت باشند و حالت تدافعی تا حدی کنار بگذارند.
نکته5: آهسته پیشروی کنید
احساس ناامنی و ترس مهمترین علت سکوت خصمانه می‌تواند باشد. اینکه فرد اصلا احساس امنیت نمی‌کند تا آنچه را که در درون دارند آشکار کنند. بنابراین لازم است اجازه دهید اندکی تامل بین او و خودتان ایجاد شود. هرگز در این موارد عجله نکنید. قبل از پاسخ مکث کنید. تامل کنید و مرحله به مرحله نزدیک شوید، نه یکباره. برای شکستن سکوت خصمانه آنها عجله لازم نیست. این کار باعث می‌شود به نتیجه نرسید. آنها نیاز به فضا دارند و شما با کمی مکث، تامل و صبوری این نیاز را برایشان تامین کنید.
نکته6: به آرامی صحبت کنید
به‌آرامی شمرده صحبت کنید. به لحنتان دقت کنید باید با لحنی دلپذیر و صدایی نرم به گفتگو بپردازید. با صدایی واضح و گفتاری معمولی و نه سریع و خشن، بلکه آرام آرام و صبورانه.
نکته7: برای پاسخگویی فشار نیاورید
اگر در جواب شما زیاد صحبت نمی‌کنند، آنها را تحت فشار قرار ندهید در غیر این صورت ممکن است آنها بیشتر عقب‌نشینی کنند. در این مورد بیشتر صبور و دلسوز باشید.
مقالات خواندنی:
چگونه با تغییر کنار بیاییم؟ توصیه‌هایی مؤثر برای مدیریت تغییر (بخش دوم)
چگونه با تغییر کنار بیاییم؟ توصیه‌هایی موثر برای مدیریت تغییر!
10 نکته برای افزایش هوش هیجانی
اهمیت هوش هیجانی در تغییرات سازمانی: چطور درباره تغییرات سازمانی صحبت کنیم؟ (بخش دوم)
هوش هیجانی شایعات را متوقف می‌کند
اهمیت هوش هیجانی در تغییر سازمانی: چطور درباره تغییر سازمانی صحبت کنیم؟
7 مزیت ارتباط موثر، در مدیریت زندگی شخصی و حرفه‌ای