سخنرانی مجازی در عصر کرونایی اهمیت خاصی پیدا کرده است. با تعطیلی مدارس، دانشگاه‌ها، مؤسسات و سایر سازمان‌ها و متعاقباً در خانه ماندن کارکنان برای جلوگیری از شیوع ویروس کرونا، حالا هزاران هزار نفر به‌صورت دور کار فعالیت می‌کنند.اما اوضاع برای افرادی مثل معلمان، مدیران یا عوامل فروش که مستقیماً با افراد سروکار دارند، چطور پیش می‌رود؟
می‌توان گفت حداقل تا مدت‌زمانی مشخص در آینده، ویدئوکنفرانس‌ها و تماس‌های تصویری و نرم‌افزارهایی مثل اسکایپ، گوگل هنگ اوت، زوم و … عصای دست این مشاغل هستند. بنابراین اگر شما در مشاغل این‌چنینی فعالیت می‌کنید، لازم است مهارت‌های سخنرانی در دوران کووید 19 را در خودتان ایجاد یا تقویت کنید. ما در این مطلب از سخنوری، چند توصیه کاربردی برایتان داریم که می‌توانند در ارائه هر چه بهتر یک سخنرانی مجازی اعم از صوتی یا تصویری کمکتان کنند.
یکی از بهترین روش‌ها برای افزایش احساس اطمینان و اعتمادبه‌نفس در یک سخنرانی مجازی آن است که همه چیز را طوری برنامه‌ریزی کنید که ماجرا مطابق با انتظارتان پیش برود و بتوانید طی یک تماس آنلاین، چه صوتی و چه تصویری، خوب و مقتدرانه ظاهر شوید. در اینجا باید سه نکته را مدنظر قرار دهید:
کیفیت ارتباط آنلاین: برای برقراری ارتباط آنلاین صوتی یا تصویری به اتصال اینترنتی قوی، مطمئن و سریع نیاز دارید. بااین‌حال، اهمیت چنین ارتباطی در تماس‌های تصویری دوچندان است زیرا ارتباط ویدئویی پهنای باند بیشتری مصرف می‌کند. بنابراین بهتر است قبل از هر کاری با استفاده از ابزارها یا وب‌سایت‌های مختلف، از اتصال اینترنتی‌تان یک تست سرعت بگیرید. کارشناسان بر این باورند که اتصال باسیم، اتصال مطمئن‌تر و قدرتمندتری در مقایسه با اتصال بی‌سیم است. پس چه بهتر که در وهله اول، کیفیت ارتباط اینترنتی باسیم را بررسی نموده و تلاش کنید آن را ارتقا دهید.
صدا: میکروفن داخلی لپ‌تاپتان می‌تواند نیازهایتان را برآورده کند اما اگر فکر می‌کنید که این کنفرانس‌های مجازی از راه دور، قرار است تا چند هفته ادامه داشته باشد، شاید بهتر باشد نسبت به خرید یک میکروفن مجزا اقدام کنید. مثلاً یک میکروفن ساده و کارآمد هدستی می‌تواند انتخاب خیلی خوبی باشد. بهتر است میکروفونی انتخاب کنید که ضمن برخورداری از کیفیت خوب، آن‌قدر بزرگ و توی چشم نباشد که تصویرتان را طوری جلوه دهد که توی ذوق بزند.
دوربین: خیلی‌ها برای سخنرانی مجازی از دوربین پیش‌فرض لپ‌تاپ استفاده می‌کنند. بااین‌حال اگر در کنفرانس‌های متعددی شرکت می‌کنید، شاید بهتر باشد به ایده خرید یک وب کم مجزا فکر کنید. وب کمی که بتواند تصویر بهتر و باکیفیت‌تری از شما مخابره کند.
2. پرشور و سرزنده باشید
شاید در شرایط دشوار فعلی که بحران کرونا جهان را فرا گرفته، سرزنده به نظر رسیدن کار آسانی نباشد. بااین‌حال حتی در همین شرایط بحرانی، دانش آموزان کماکان به آموزش نیاز دارند. مشتریان کماکان در جستجوی محصولات خوب هستند و کارکنان هم به دنبال یافتن پاسخ سوالاتشان در مورد ابعاد مختلف کار هستند. به‌طورکلی، حاضران در کنفرانس، در زمینه‌های مختلف به نظرات کارشناسان هر حوزه نیاز مبرم دارند.
بنابراین باید سعی کنید تا می‌توانید در سخنرانی مجازی، سرزنده به نظر برسید. واژه‌های شما باید هیجان و اشتیاقتان را در مورد موضوع بحث نشان دهند. اگر نتوانید علاقه و اشتیاقتان را در معرض نمایش بگذارید، آنگاه چطور می‌توانید انتظار داشته باشید که مخاطبان جذب صحبت‌هایتان شوند؟
3. ویژگی‌های صدایتان را تغییر دهید
درست مثل یک ارائه حضوری، در سخنرانی مجازی نیز می‌توانید متناسب با فضا و موقعیت، تن صدایتان را بلند یا آرام کنید و گاهی آهسته و بعضاً تندتر حرف بزنید. چنین اقدامی می‌تواند کلامتان را اثربخش‌تر کند و باعث شود بهتر بتوانید مخاطبان را به آنچه می‌گویید، جذب کنید.
4. از زبان بدن به‌خوبی استفاده کنید
تماس چشمی مؤثر، وضعیت بدن و حالت چهره می‌تواند حس راحتی و اعتمادبه‌نفس شما را در سخنرانی مجازی به مخاطبتان القا کند که این به‌نوبه خود باعث می‌شود سخنرانی یا ارائه متقاعدکننده‌تری داشته باشید. بااین‌حال هنگام ایراد سخنرانی تصویری، حالت چهره و بدن اهمیت بیشتری پیدا می‌کنند. اما اگر قرار است در یک کنفرانس صوتی شرکت کنید، حرکات بدن مثل حرکت دست‌ها کمکتان می‌کند که عملکرد پویاتری داشته باشید. رعایت نکات زیر می‌تواند در ارتقای کیفیت کارتان یاری‌رسان باشد:
- حساب‌شده حرکت کنید. پژوهشگران دریافته‌اند که حرکات سنجیده‌ی بدن نه‌تنها تأکید و حرارت را به واژه‌هایتان اضافه می‌کنند، بلکه کمکتان می‌کنند تا چیزهایی را که می‌خواهید بگویید، بهتر به خاطر بسپارید.
- حین سخنرانی مجازی از ور رفتن با اشیا یا کوبیدن آن‌ها اجتناب کنید. ضمناً حواستان باشد که با حرکات ناگهانی و سریع، دائماً از چارچوب تصویر خارج نشوید.
- بیش‌ازحد به دوربین نزدیک نشوید و فاصله بهینه تا دوربین را رعایت کنید.
- لبخند بزنید.
5. محتوایتان را به شکلی موثر، مصور کنید
تصاویر ایستا نمی‌توانند توجه مخاطبان را جلب کنند. اگر یک اسلاید بزرگ و پر از محتوا را برای نمایش انتخاب کرده‌اید، باید بدانید که مخاطبان خیلی زود از آن خسته می‌شوند و معمولاً همه اطلاعات موجود در آن را نمی‌خوانند. اگر هم اسلاید منتخبتان، بیش‌ازحد ساده باشد، باز هم نمی‌تواند برای مدت طولانی، مخاطبان را درگیر نگه دارد. بنابراین شاید بهتر باشد محتوای تصویری‌تان را با سبک و سیاقی شبیه به برنامه‌های تلویزیونی به مخاطبان ارائه دهید. این تصاویر، سریع و گذرا هستند و تأکید متعادلی بر آنچه گوینده می‌گوید، دارند اما درعین‌حال حواس مخاطبان را پرت نمی‌کنند.
6. روی درگیر نگه داشتن مخاطبان تمرکز کنید
رأی‌گیری‌ها، پرسشنامه‌ها و سوالات هوشمندانه می‌توانند به ایجاد و حفظ درگیری در مخاطبان حین سخنرانی مجازی کمک کنند. بعضی سخنرانان به مدت 45 دقیقه به‌طور بی‌وقفه، صحبت می‌کنند و در آخر کار با اشاره به کمبود وقت برای پرسش و پاسخ، جلسه را به پایان می‌رسانند. بعضی دیگر هم دائماً رشته کلام مخاطبان را در پاسخ به سؤالات پاره می‌کنند و دخالت نسنجیده‌ای در روند پرسش و پاسخ دارند. یادتان باشد که هر دو رویه می‌تواند منجر به کاهش سطح درگیری مخاطبان در بحث شود.
7. گاهی مکث کنید
هرچند وقفه‌های بلند و حکم‌فرمایی طولانی سکوت بر فضای کنفرانس را اصلاً توصیه نمی‌کنیم اما مکث‌های کوتاه و سنجیده بعضاً می‌تواند مفید باشد. پس از ایراد یک مونولوگ نسبتاً طولانی، ایجاد یک وقفه می‌تواند مخاطبانتان را مجدداً درگیر بحث کند.
ایجاد وقفه در کنفرانس‌های آنلاین صوتی، اهمیت بیشتری دارد چون در این حالت مخاطبان نمی‌توانند ببینند که دلیل سکوت ناگهانی‌تان چیست. این ابهام و کنجکاوی می‌تواند به افزایش سطح درگیری آن‌ها با حرف‌هایتان منجر شود. بااین‌حال توصیه می‌کنیم که سکوتتان هدفمند باشد و مخاطبان را در معرض سکوت‌های بی‌دلیل، ناگهانی و طولانی قرار ندهید.
8. نحوه قرارگیری در مقابل دوربین
محیط و زمینه‌ای که سخنرانی مجازی‌تان را در آن اجرا می‌کنید نقش بسیار مهمی در ارتقا یا تنزل توانایی‌تان در ایراد یک سخنرانی جذاب و درگیرکننده دارد. برای این منظور خوب است نکات زیر را رعایت کنید:
- مطمئن شوید کامپیوتر یا لپ‌تاپتان در ارتفاع مناسبی قرار دارد و دوربین هم‌سطح با چشمانتان است.
- چارچوب‌بندی مناسبی داشته باشید. در مرکز تصویر قرار بگیرید. ضمناً بدنتان باید با محیط پیرامون، تناسب ابعادی داشته باشد. نمایش باریک سرتان در یک محیط عریض یا نمایش پهن چهره‌تان در جلوی یک پس‌زمینه‌ی محدود، نمی‌تواند چندان خوشایند باشد.
- روشنایی و نورپردازی مناسبی برای محیط اطرافتان ایجاد کنید.
9. تمرین کنید
تمرین، لازمه بهبود مهارت سخنرانی در شرایط کرونایی است. ضمناً رعایت نکات زیر پیش از اجرای یک کنفرانس مجازی می‌تواند حسابی کمکتان کند:
- تجهیزات و تنظیمات صحیح آن‌ها را تست کنید.
- محیط اطرافتان را مرتب کنید.
- ببینید وضعیت ظاهری‌تان در مقابل دوربین چطور است؟
سخن آخر
همان‌طور که دیدیم، بسیاری از قواعد اجرای سخنرانی مجازی، همان قواعدی هستند که در ارائه یک سخنرانی حضوری باید رعایت کنید. فقط ممکن است گاهی شکل انجام آن‌ها متفاوت باشد. حالا در دوره‌ای هستیم که باید هم در اجرای کنفرانس‌های حضوری و هم در اجرای کنفرانس‌های مجازی، مهارت کافی داشته باشید. چون حتی با رفع بحران کرونا، بعید به نظر می‌رسد که کنفرانس‌های مجازی به دلیل کارایی و سهولت بالایی که از خود نشان دادند، به حاشیه رانده شوند. پس با به کار بستن نکات مذکور، خود را به یک ارائه‌دهنده تمام‌عیار در عرصه حقیقی و مجازی تبدیل کنید.
مقالات خواندنی:
