نوشتن متن سخنرانی، یکی از چالش‌های متداول در ارتباط با سخنرانی عمومی است. مراحل نوشتن متن سخنرانی برای ایراد نطق‌های عمومی، با مراحل نوشتن یک ارائه یا کنفرانس کلاسی تفاوت چندانی ندارد. با این وجود، در هر مرحله از فرایند نوشتن متن سخنرانی، باید توجه ویژه ای به مخاطبانتان داشته باشید. فرض کنید شما به‌تازگی یک استارت‌آپ کوچک طراحی وب‌سایت را راه‌اندازی کرده و به عضویت اتاق بازرگانی منطقه‌تان درآمده‌اید. حالا از شما دعوت شده است که نطقی کوتاه و پنج‌دقیقه‌ای را درباره کسب‌وکارتان ارائه دهید. در ادامه شش مرحله مهم در نوشتن متن سخنرانی را با فرض همین سناریو به‌اتفاق هم مرور می‌کنیم.
1. درباره مخاطبانتان تحقیق کنید
صرف‌نظر از موضوعی که در حال نوشتن متن سخنرانی برای آن هستید، باید به‌خوبی بدانید که قصد دارید پیامتان را به کسانی منتقل کنید. بنابراین هر چقدر بیشتر درباره مخاطبان هدف بدانید، می‌توانید با نگارش هر چه بهتر متن سخنرانی، آن‌ها را به شکلی مؤثرتر هدف قرار دهید.
پس از شناخت درست مخاطبان، باید نوک پیکان متن سخنرانی را دقیقاً به‌سوی آن‌ها بگیرید. برای انجام این کار می‌توانید سؤالات زیر را از خود بپرسید:
- این مخاطبان به چه چیزی نیاز دارند؟
- چه مشکلی را می‌توانم برای آن‌ها حل کنم؟
- به کدام پرسش یا ابهام اساسی آن‌ها می‌توانم پاسخ دهم؟
- چه ارزشی می‌توانم برای آن‌ها خلق کنم؟
- آیا نکته دیگری وجود دارد که باید در مورد مخاطبانم به آن توجه کنم؟
در سناریوی مفروض، بیشتر مشاغل کوچک شهر یا استان شما، در یکی از سه دسته زیر قرار می‌گیرند:
o آن‌ها وب‌سایتی دارند که به‌خوبی کار می‌کند.
o آن‌ها دارای وب‌سایتی با طراحی منسوخ و عملکرد نامطلوب هستند.
o آن‌ها هنوز وب‌سایتی ندارند.
صاحبان مشاغلی که در دو دسته آخر قرار می‌گیرند، می‌توانند مشتریان بالقوه کسب‌وکار شما باشند. خوب است پیش از نوشتن متن سخنرانی و آغاز جلسه، فهرستی از اعضای اتاق بازرگانی را تهیه کنید و با مراجعه به وب‌سایت‌های آن‌ها، مشکلات موجود و بالقوه را شناسایی نمایید.
2. موضوع درستی انتخاب کنید
انتخاب موضوع سخنرانی، یکی از مهم‌ترین مراحل نوشتن متن سخنرانی است. این امر بالاخص در مواقعی که وقت سخنرانی کوتاه و محدود است، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. سخنرانی شما باید بر موضوعی متمایز، تمرکز داشته باشد. مثلاً در سناریوی فرضی، می‌توانید موضوع متن سخنرانی را این‌گونه تدوین کنید:
ü فهرستی از نقاط قوت کسب‌وکارتان ارائه دهید.
ü نقاط قوت کسب‌وکارتان را با مشکلات و ضعف‌هایی که مشتریان بالقوه با آن‌ها درگیر هستند، مقایسه کنید.
ü در آخر، روی نقاطی متمرکز شوید تا مخاطبان بدانند که استارت‌آپ شما به پشتوانه نقاط قوتی که دارد، می‌تواند پاسخگوی مشکلات، نیازها یا انتظارات کسب‌وکار آن‌ها باشد.
اساساً می‌توانید برای تعیین موضوع به‌منظور نوشتن متن سخنرانی در هر زمینه‌ای، از فرایندی مشابه با این مثال استفاده کنید.
3. متن سخنرانی را بنویسید
پس از انجام حساب‌شده و صحیح مراحل قبل، حالا نوبت به نوشتن متن سخنرانی می‌رسد. در این مرحله باید به نکات زیر توجه داشته باشید:
ü با یک طرح کلی شروع کنید: برای ایراد یک سخنرانی عمومی به‌یادماندنی، باید عملکردی سازمان‌یافته داشته باشید و ارائه یک طرح کلی، یکی از بهترین راه‌ها برای سازمان‌دهی افکار و ایده‌های شماست.
ü از زبان ساده استفاده کنید: متن سخنرانی را همان‌طور بنویسید که در شرایط معمولی، آن‌گونه صحبت می‌کنید. حتی در صورت نیاز می‌توانید قدری شوخ‌طبعی را هم چاشنی متنی کنید که می‌نویسید.
ü از یادداشت‌ها استفاده کنید: یادداشت‌ها، یکی از ابزارهای موثر در ایراد یک سخنرانی عمومی هستند. ازآنجایی‌که معمولاً کسی نمی‌تواند یادداشت‌های یک سخنران را ببیند، می‌توانید در بین جملاتی که برای متن سخنرانی می‌نویسید، به‌منظور یادآوری نکات مهم احتمالی، هر از گاهی از آن‌ها استفاده کنید.
ü واضح و دقیق بنویسید: اگر لازم است می‌توانید برای پشتیبانی از آنچه می‌گویید، از مثال‌های واقعی یا داده‌های آماری در متن سخنرانی استفاده کنید. تا آنجا که می‌توانید، نباید اجازه دهید ابهامی درباره گفته‌هایتان در ذهن مخاطب ایجاد شود.
ü از جملات کوتاه استفاده کنید: فراموش نکنید که برای مخاطب، به خاطر سپردن جملات ساده و کوتاه، همیشه آسان‌تر است. پس در نوشتن متن سخنرانی، گویا و موجز عمل کنید.
- یک ابزار مناسب برای ارایه انتخاب کنید.
برای بیشتر ارائه‌ها و سخنرانی‌های عمومی، احتمالاً به استفاده از یک ابزار حرفه‌ای مثل پاورپوینت، گوگل اسلاید و … نیاز خواهید داشت. چنین ابزاری این امکان را برایتان مقدور می‌کند که علاوه بر جاذبه‌های بصری و گرافیکیِ استاتیک، محتوای صوتی و ویدئویی را نیز به مطالبتان اضافه کنید و از این طریق، بر قدرت اثرگذاری سخنرانی‌تان بیفزایید. چنانچه تجربه کار با این نرم‌افزارها را ندارید، قویاً توصیه می‌کنیم که نحوه کار با آن‌ها را یاد بگیرید. باور کنید بارها ساده‌تر از حد تصورتان است!
- یک قالب مناسب انتخاب کنید و کار را به پایان برسانید.
انتخاب قالب مناسب برای نرم‌افزاری که با استفاده از آن، مطالبتان را ارائه می‌دهید، اهمیت زیادی دارد. زیرا خیلی وقت‌ها، انتخاب یک قالب با طراحی و رنگ‌بندی زیبا و چشم‌نواز، می‌تواند فرق بین یک سخنرانی به‌یادماندنی و یک سخنرانی کسل‌کننده را رقم بزند. اگر در کار با نرم‌افزاری مثل پاورپوینت، مهارت خوبی داشته باشید، می‌توانید قالب ارائه را خودتان طراحی کنید. در این صورت، همه چیز حرفه‌ای‌تر به نظر می‌رسد.
گاهی اهمیت همایش یا جلسه‌ای که در آن به سخنرانی عمومی می‌پردازید، آن‌قدر زیاد است که استفاده از خدمات تخصصی یک فرد حرفه‌ای برای طراحی قالب ارائه، امری ضروری به نظر می‌رسد. صرف مقداری هزینه در این راه، ضمن صرفه‌جویی در زمان، به شما در ارائه یک کنفرانس اثربخش‌تر کمک زیادی می‌کند.
- قواعد سخنرانی عمومی را رعایت کنید.
حالا همه چیز آماده شده است. متن سخنرانی را نوشته‌اید و فقط باید گفته‌ها و نوشته‌هایتان را به شکلی گیرا و حرفه‌ای ارائه دهید. در اینجا، رعایت قواعد اصلی سخنرانی عمومی، امری مهم است که به برخی از مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنیم:
روخوانی نکنید: از روی اسلایدهایی که ساخته‌اید، به‌هیچ‌وجه روخوانی نکنید. اگر بتوانید سخنرانی‌تان را به خاطر بسپارید که محشر است! اما اگر هم احساس می‌کنید از عهده انجام این کار برنمی‌آیید، ایرادی ندارد. می‌توانید از کارت‌های یادداشت استفاده کنید و همه آن چیزهایی را که نگران فراموش کردنشان هستید در آن‌ها بنویسید. اما حواستان باشد که از روی آن‌ها هم نباید روخوانی کنید. فقط هر جا که احساس کردید به مشکل برخورده‌اید، نگاهی به آن‌ها بیندازید.
لباس راحت اما حرفه‌ای بپوشید: این نکته‌ای ظاهراً ساده اما بسیار مهم است. اگر مطمئن نیستید که برای سخنرانی عمومی در جلسه‌ای که دعوت شده‌اید، چه لباسی مناسب است، حتماً پیشاپیش از برگزارکنندگان آن یا سایر مطلعین، در این باره سوال کنید.
طبیعی رفتار کنید: نوع ایستادن، حرف زدن و رفتار کردنتان طبیعی باشد. به‌هیچ‌وجه سعی نکنید نقش بازی کنید یا ادا درآوردید. البته قدری استرس کاملاً نرمال است و اصلاً عجیب نیست که بعضاً هم دچار اشتباه شوید. اما حتی در صورت ارتکاب اشتباه، باز هم با قدرت به کارتان ادامه دهید. در اکثر مواقع، هیچ‌یک از مخاطبان، متوجه اشتباهات کوچک شما نمی‌شوند یا حداقل عملکردتان را به خاطر چنین اشتباهاتی، زیر سؤال نمی‌برند.
مشتاق باشید: اشتیاق و هیجان، از ویروس کرونا هم مسری‌تر است! پس اگر بتوانید درباره آنچه صحبت می‌کنید، علاقه و هیجانتان را بروز دهید، این احساسات را در مخاطبانتان نیز ایجاد خواهید کرد و این زمینه‌ای برای پذیرش هر چه بیشتر شما و گفته‌هایتان، نزد آن‌ها خواهد بود. سعی کنید این هیجان را در نوشتن متن سخنرانی نیز چاشنی کارتان کنید.
تماس چشمی داشته باشید: در مقالات و مطالب مختلف سخنوری، بارها به اهمیت ارتباط چشمی با مخاطبان در سخنرانی عمومی اشاره کرده‌ایم. اما این عامل آن‌قدر مهم است که لازم دیدیم در اینجا هم آن را یادآوری کنیم. بگذارید چشمانتان، ویترینی زیبا از افکار درونی‌تان باشد!
سخن آخر
نوشتن متن سخنرانی، یک روی سکه و ارائه اثربخش آن از طریق زبان گفتار و بدن، روی دیگر سکه است. برای ایراد یک سخنرانی عمومی حرفه‌ای و جادویی، لازم است در هر دو جنبه، عملکرد مطلوبی داشته باشید. برای تسلط بر سخنرانی عمومی، تمرین را از یاد نبرید. این ساده‌ترین و درعین‌حال مهم‌ترین رمز موفقیت شماست!
مقالات خواندنی:
چگونه یک متن سخنرانی با کیفیت را در 5 مرحله بنویسیم
