بهتر است قبل از ارائه‌ی سخنرانی فهرستی برای بررسی دقیق مراحل مختلف داشته باشید تا مطمئن شوید که چیزی را از قلم نینداخته‌اید. در ادامه فهرستی از نکات مهم سخنرانی را بررسی می‌کنیم.
هدف ارائه
- هدف و مقصود نهایی شما از سخنرانی چیست؟
- به نظرتان چه چیزی باعث می‌شود که سخنرانی را موفقیت آمیز بدانید؟
آماده سازی سخنرانی
- ببینید که برای سخنرانی چقدر زمان در اختیار خواهید داشت؛
- بررسی کنید که سخنرانی شما بیشتر از وقت در نظر گرفته شده نباشد؛
- قبل از ارائه در رویداد بهتر است که سخنرانی خود را نزد دوستان یا همکاران تمرین کنید؛
- نکات مهمی که می‌خواهید ارائه کنید روی برگه‌هایی جهت یادآوری هنگام سخنرانی بنویسید؛
- در دوره‌ی آموزش سخنرانی شرکت کنید و مهارت کلامی و ارائه‌ی خود را تقویت کنید؛
- متن سخنرانی را بررسی کنید و ببینید که در کدام قسمت‌ها باید مکث کنید یا نفس بگیرید؛
- برگه‌های یادداشت را شماره گذاری کنید تا اگر از دستتان افتادند، ترتیب آن‌ها را بدانید؛
- مطمئن شوید که مقدمه‌ی ارائه، اهداف سخنرانی را به خوبی مشخص کرده و توجه مخاطبان را جلب می‌کند؛
- نکاتی که در سخنرانی ارائه می‌کنید باید کاملاً واضح باشند؛
- نکات کلیدی باید با یکدیگر ارتباط منطقی داشته باشند و ترتیب ارائه‌ی آن‌ها نیز درست باشد؛
- نتیجه گیری باید واضح و دقیق بوده و مرتبط با مقدمه باشد؛
- به موضوع سخنرانی تسلط داشته باشید.
اسلایدهای ارائه
- یکی از نکات مهم سخنرانی طراحی اسلایدهاست؛ اسلایدها باید ساده و مختصر باشند یعنی متن کمتر و تصویر با کیفیت بیشتر؛
- بین اسلایدها نباید اشتباه دستوری و تایپی داشته باشید؛
- حقایق و نکاتی که بیان می‌کنید باید درست باشند و هرکدام پشتوانه‌ی علمی داشته باشند؛
- اگر امکانش بود اسلایدها را در وبسایت خود آپلود کنید؛
- ارائه‌ی خود را در چندین فرمت ذخیره کنید؛
- ببینید که امکانات صوتی و تصویری مورد نیاز جهت ارائه در محل سخنرانی در دسترس باشد.
جزوه یا بروشور
- اگر قرار است بروشور یا جزوه‌ای در اختیار شرکت کنندگان رویداد قرار دهید مطمئن شوید که خوانا و قابل فهم باشند؛
- جزوه یا بروشور باید با محتوای سخنرانی و نکات کلیدی آن همخوانی داشته باشند؛
- تعداد جزوه یا بروشور و تعداد شرکت کنندگان را بررسی کنید تا به اندازه باشند.
بررسی مخاطبان
- در مورد گروه شرکت کننده در رویداد تحقیق کنید؛
- در صورت امکان از برگزار کننده رویداد بخواهید تعداد شرکت کنندگان از هر جنسیت را به شما اطلاع دهد؛
- به دانش و فهم مخاطبان از موضوع مورد سخنرانی دقت کنید؛
- ببینید که آیا زبان مادری مخاطبان همان زبان ارائه‌ی سخنرانی است یا خیر؛
سؤالات مخاطبان
- سوالاتی که احتمال می‌دهید مخاطبان بپرسند را بررسی کنید؛
- تصمیم بگیرید که چقدر زمان در انتها برای پرسش و پاسخ در نظر خواهید گرفت؛
- مشخص کنید که آیا تنها در زمینه‌ی خاصی به سؤالات پاسخ دهید یا خیر.
سایر سخنرانان در رویداد
- ببینید که به جز شما چه کسانی در رویداد سخنرانی خواهند داشت و موضوع ارائه‌ی آن‌ها چیست؛
- ارتباط موضوعات سایر سخنرانان با موضوع خود را بررسی کنید؛
- بررسی کنید که آیا شخص دیگری شما را معرفی خواهد کرد یا خودتان باید این کار را انجام دهید؛
- آیا ارائه‌ی شما بصورت فردی خواهد بود یا گروهی.
موقعیت و نوع رویداد
- موقعیت جغرافیایی و محیط فیزیکی محل رویداد را مورد بررسی قرار دهید؛
- اطلاعات تماس مدیریت کنندگان رویداد را داشته باشید تا در صورت تأخیر امکان اطلاع رسانی داشته باشید؛
- در صورت نیاز آدرس محل رویداد را بررسی کنید؛
- اگر تحلیل یا اطلاعاتی در مورد رویداد در اینترنت وجود دارد، مطالعه کنید؛
- نوع رویداد را بررسی کنید؛ آیا قرار است با متخصصین رشته‌ای خاص نشست داشته باشید یا مخاطبان شما عموم مردم خواهند بود؛
- نوع ارائه‌ی خود را بررسی کنید (در فضای آزاد یا بسته، بصورت نشسته یا ایستاده و …)
- ابعاد و ساختار محل سخنرانی را مورد ارزیابی قرار دهید.
ظاهر
- ظاهر و پوشش مناسبی برای رویداد انتخاب کنید؛
- تصویر اولیه برای اعتبار فردی بسیار مهم است؛ به همین دلیل ظاهری حرفه‌ای داشته باشید؛
- ارائه‌ی خود را تمرین کنید و در این حین زبان بدن و ایست خود را بررسی کنید؛
- از قبل روی پوشش خود تصمیم گیری کنید.
صبح روز برگزاری رویداد
- صبحانه‌ی کاملی بخورید تا انرژی کافی داشته باشید؛
- کمی نرمش سبک انجام دهید؛
- شارژ لپ تاپ خود را بررسی کنید؛
- با حضور خیلی زود در محل برگزاری رویداد استرس خواهید گرفت؛
این موارد را با خود به محل سخنرانی ببرید
- بطری آب؛
- لپ تاپ و کابل‌های ضروری؛
- اسلایدهای پشتیبان که در حافظه جانبی ذخیره کرده‌اید؛
- یک کنترل که در صورت نیاز اسلایدهای خود را از دور عوض کنید؛
- سه شاخه برق در صورت نیاز؛
- بروشور یا جزوه‌ای که تدارک دیده‌اید؛
- برگه‌های یادآوری و نکته؛
در رویداد
- حضور خود را به برگزار کننده رویداد اطلاع دهید؛
- جایگاه خود را پیدا کرده و مستقر شوید؛
- در صورت امکان، قبل از شروع ارائه با مخاطبان احتمالی خود بیشتر آشنا شوید؛
- ویدئو، اسلاید و لپ تاپ خود را بازبینی کنید؛
- روی استیج قدم بزنید تا به محیط عادت کنید؛
- یک لیوان یا بطری آب در کنار خود داشته باشید؛
- موبایل خود را در حالت بی صدا قرار دهید؛
- بررسی کنید که متن اسلایدها از ردیف آخر نیز قابل رویت و خوانا باشند.
بعد از رویداد
- بعد از سخنرانی و ارائه در دید باشید تا اگر مخاطبان سوالی داشتند بتوانند از شما بپرسند؛
- از برگزار کننده رویداد تشکر کنید و بخواهید که اگر بازخوردی دارند با شما در میان بگذارند؛
- یکی از نکات مهم سخنرانی این است که از عملکرد گذشته‌ی خود یاد بگیرید و در آینده نقاط ضعف خود را جبران کنید. اگر سخنرانی شما به صورت ویدئو ضبط شده است از برگزار کننده رویداد بخواهید تا نسخه‌ای از آن را در اختیارتان قرار دهند تا نقاط ضعف و قوت خود را متوجه شوید؛
سخن پایانی
برگزاری رویداد و سخنرانی در آن نیاز به فعالیت‌ها و بررسی‌های زیادی قبل و بعد از آن دارد. آمادگی بیشتر و بازتاب فکری پس از رویداد از نکات مهم سخنرانی هستند که باعث می‌شوند تبدیل به سخنران موفقی شوید.
