یادداشت‌برداری برای سخنرانی عمومی، اقدامی ضروری و مهم است. فرض کنید قرار است سخنرانی کنید! در این شرایط احتمالاً نگران این هستید که چطور می‌توانید این کار را بدون استفاده از یک تکه کاغذ که متن گفته‌هایتان در آن درج شده، انجام دهید؟ نیازی به این کار نیست و البته لزومی هم ندارد که واژه‌ها را حفظ کنید. در عوض، می‌توانید از روش یادداشت‌برداری برای سخنرانی عمومی استفاده کنید. یادداشت‌برداری برای صحبت، کاری ساده و درعین‌حال روشمند است که در این مطلب قصد داریم این فرایند را به شکلی دقیق و طی 15 گام، مورد بررسی قرار دهیم.
- نوشتن متن سخنرانی و دسته‌بندی آن
1. متن سخنرانی را بنویسید
اولین مرحله در یادداشت‌برداری برای سخنرانی عمومی، نوشتن متن کامل سخنرانی است. قبل از تدوین یادداشت‌های مناسب، باید متن سخنرانی‌تان را به بهترین شکل ممکن بنویسید. ساختاری برای متن ایجاد کنید که آغاز جذابی داشته باشد. جزئیات مهم موضوع سخنرانی را در پاراگراف‌های بعدی به شکلی منطقی و سازمان‌دهی‌شده، بگنجانید و متن را با یک پایان خاطره‌انگیز، به اتمام برسانید.
- آنچه تاکنون نوشته‌اید، در واقع نوعی پیش‌نویس است. بنابراین هر چند باید به انتخاب واژه‌ها و ساختار جملات حین نوشتن متن سخنرانی، توجه کنید اما بعداً هم می‌توانید ایرادات احتمالی را اصلاح نمایید.
- الهام‌بخش، دیوانه‌وار یا عجیب‌وغریب، فرقی ندارد! همه ایده‌هایتان را روی کاغذ بیاورید. در مراحل بعدیِ یادداشت‌برداری برای سخنرانی عمومی، می‌توانید بهترین آن‌ها را انتخاب کنید.
2. متن سخنرانی را با صدای بلند بخوانید
دومین مرحله از یادداشت‌برداری برای سخنرانی عمومی، خواندن متن سخنرانی با صدای بلند است. در مکانی آرام بنشینید و متن را برای خودتان بخوانید. به هر بخشی از متن که می‌توانید آن را بهبود دهید، توجه داشته باشید. به جریان و روانی متن دقت کنید. ایده‌های گنجانده‌شده در متن، باید از یک نظم منطقی پیروی کنند و باید بتوان با استناد به شواهد، از آن‌ها پشتیبانی کرد. بخش‌هایی از متن را که عملکرد ضعیفی در انتقال معانی دارند، بیابید.
- سنجش زمان، حین خواندن متن سخنرانی، می‌تواند ایده خوبی باشد. از این طریق، خواهید دانست چه زمانی باید سخنرانی‌تان را خلاصه‌تر کنید.
- برای افزایش سلاست گفتارتان، تا می‌توانید از عبارات گیرا و انتقالی که در رساندن معنا و فحوای سخن به مخاطب، بسیار تاثیرگذار هستند، استفاده کنید.
3. متن سخنرانی را ویرایش دهید.
به عقب بازگردید و ایراداتی را که حین خواندن متن سخنرانی، پیدا کرده بودید، اصلاح کنید. ترتیب و توالی ایده‌های متن را مجدداً بررسی کنید تا از روانی، گیرایی و منطق آن، مطمئن شوید. واژه‌های دشوار یا پیچیده را با واژه‌های ساده‌تر جایگزین کنید. سخنرانی شما باید ریتمی ساده و خوشایند برای مخاطبان داشته باشد.
- بخش‌هایی را که احساس می‌کنید باید بیان متفاوتی از آن‌ها ارائه دهید، علامت بزنید.
4. از فردی معتمد کمک بگیرید
در یادداشت‌برداری برای سخنرانی عمومی، از فرد یا افرادی که به آن‌ها اعتماد دارید، کمک بگیرید. سخنرانی خود را مجدداً با صدای بلند در مقابل آن‌ها بخوانید. دوستان و اعضای خانواده می‌توانند به سخنرانی‌تان گوش داده و پیشنهاد هایشان را برای بهتر شدن آن، با شما در میان بگذارند. این کار، علاوه بر نوعی تمرین برای سخنرانی عمومی، راهکاری مناسب برای ارزیابی کیفیت صدا و بیانتان حین اجراست. از مخاطبان معتمد تان بخواهید تا بخش‌هایی از سخنرانی‌تان را که به نظرشان، مشکل یا ایراد دارد، به شما گوشزد کنند.
- سخنرانی‌تان را ضبط کرده و به جریان و همچنین عبارات به‌کاررفته در آن، با دقت گوش کنید. عبارات بد ساختار یا اصطلاحاً نچسب را کشف نموده و سعی کنید در پیش‌نویس بعدی از متن سخنرانی، آن‌ها را اصلاح کنید.
- اگر فردی را سراغ دارید که تجربه سخنرانی عمومی داشته، حتماً در صورت امکان از او کمک بگیرید. چنین افرادی تجربه بیشتری دارند و جانب‌داری یا کژتابی کمتری را در ارائه‌ی نظراتشان نشان می‌دهند.
5. متن سخنرانی را به کلمات کلیدی تجزیه کنید.
وقتی متنی روان و اصطلاحاً شسته‌رفته نوشتید، رسماً فرایند یادداشت‌برداری برای سخنرانی عمومی را آغاز کنید. متن را مرور و عبارات کلیدی و مهم آن را انتخاب کنید. برای علامت زدن این موارد می‌توانید از ماژیک استفاده کنید. هر کلمه کلیدی، نماینده‌ای از فکر یا ایده‌ای جدید در سخنرانی شماست. این کلمات کلیدی قرار است در یادداشت سخنرانی درج شوند؛ بنابراین مطمئن شوید که کلماتی تأثیرگذار و فراموش‌نشدنی را به‌عنوان کلیدواژه برمی‌گزینید.
- ایجاد یادداشت‌ها
1. در هر کارت یادداشت، یک ایده را ثبت کنید.
در یادداشت‌برداری برای سخنرانی عمومی، نُت‌های شما به‌عنوان یک طرح یا نقشه کلی راه عمل می‌کنند. بنابراین از نوشتن عبارات طولانی در آن‌ها اجتناب کنید. در عوض، کلیدواژه‌ها یا عبارات مهمی را که در مرحله قبل برای یادداشت‌برداری در سخنرانی عمومی انتخاب کرده‌اید، در آن‌ها بنویسید. این کلمات یا عبارات کلیدی، بیانگر موضوعات خاص و مهم سخنرانی شما هستند. خودتان را ملزم کنید که روی هر کارت یادداشت، صرفاً یک کلیدواژه‌ی مؤثر و فراموش‌نشدنی را بنویسید.
- مثلاً اگر قرار است درباره ابعاد مختلف زندگی یک سیاستمدار صحبت کنید، می‌توانید با درج کلمه “نظامی” در کارت یادداشت سخنرانی، به خودتان یادآوری کنید که حالا زمان صحبت کردن در مورد تجربیات نظامی آن سیاستمدار است.
- تصاویر می‌توانند به بهبود توالی و انسجام عملکردتان در یادداشت‌برداری برای سخنرانی عمومی، کمک کنند. درج تصویری از رژه‌ی منظم سربازان متحدالشکل، به شما یادآوری می‌کند که باید بخشی از زمان سخنرانی‌تان را به موضوع آموزش نظامی (به‌عنوان‌مثال) اختصاص دهید.
- کلمات ابتداییِ هر یک از عبارات مهم سخنرانی‌تان را نیز یادداشت کنید تا با در دست گرفتن سرنخ کلام و ادامه آن، وقفه‌ای در اجرایتان ایجاد نشود.
2. هر یادداشت سخنرانی را با جزئیات زمانی بنویسید
در یادداشت‌برداری برای سخنرانی عمومی، عامل زمان را فراموش نکنید. بعضی سخنرانی‌ها، محدودیت زمانی دارند. به همین دلیل بعضاً لازم است سخنرانی‌تان را زمان‌بندی کنید تا بدانید در هر لحظه از ارائه، باید به کدام موضوع بپردازید. این‌گونه هرگاه زمانتان برای صحبت درباره یک موضوع خاص، به پایان رسید، می‌دانید که باید با صرف‌نظر از بعضی بخش‌ها، زودتر آن موضوع را به جمع‌بندی کرده و به موضوع بعد بپردازید. همچنین می‌توانید در بعضی یادداشت‌ها از یک سری یادآورهای رفتاری مثل لبخند زدن، نفس عمیق کشیدن و … استفاده کنید.
- به‌عنوان‌مثال، اگر باید برای دومین ایده یا موضوع سخنرانی، حداکثر سه دقیقه زمان اختصاص داده‌اید، این سه دقیقه را در گوشه‌ای از کارتی که ایده را در آن درج کرده‌اید، بنویسید.
3. کلمات را به شکلی خوانا بنویسید
نوشتن کلمات با خط خوب و خوانا به‌منظور یادداشت‌برداری برای سخنرانی عمومی باعث می‌شود که با نگاهی گذرا به کارت‌های یادداشت، بتوانید آن‌ها را بخوانید. به‌واسطه اهمیت همین سرعت‌عمل است که باید یادداشت‌هایتان را به شکلی ساده و مختصر بنویسید. در یادداشت‌برداری برای سخنرانی عمومی، کلمات کلیدی را در قسمت بالای هر برگه و بزرگ‌تر از سایر واژه‌ها بنویسید. سعی کنید فضای سفید و خالی زیادی در اطراف کلمه کلیدی وجود داشته باشد. این فضای سفید، باعث برجستگی و تمایز کلیدواژه‌هایتان می‌شود و طبعاً خواندن آن‌ها را نیز به کار ساده‌تری تبدیل می‌کند.
- کلمات را با خودکار بنویسید. خودکار سیاه یا آبی، بهترین انتخاب برای این منظور هستند.
- اگر دست خط خوبی ندارید، می‌توانید یادداشت‌هایتان را تایپ کرده و از آن‌ها در اندازه‌های دلخواه پرینت بگیرید. همچنین می‌توانید پس از تایپ یک کلیدواژه، آن را بریده و روی برگه‌ی نُت دلخواهتان بچسبانید.
4. زیر هر کلمه کلیدی، جزئیات مختصری بنویسید
جزئیاتی مرتبط، مختصر و مفید را به کلیدواژه‌های مکتوب روی هر برگه‌ی یادداشت سخنرانی، اضافه کنید. این جزئیات را در زیر هر کلیدواژه، همراه با بولت پوینت یا شماره‌گذاری، درج کنید. این جزئیات باید تا جایی که ممکن است، کوتاه باشند و به‌اندازه کلمات کلیدی، بزرگ و خوانا نوشته شوند.
- مثلاً زیر یکی از کلیدواژه‌ها می‌توانید کلمه‌ی “مدال” را بنویسید تا یادتان نرود درباره رشادت‌های آن سیاستمدارِ فرضی در جنگ و کسب مدال افتخارش، صحبت کنید.
5. اطلاعات دقیق و درست بنویسید
آمارها، نقل‌قول‌ها، تلفظ اسامی و اساساً هر اطلاعات تأثیرگذار و مهمی که در یادداشت‌برداری برای سخنرانی عمومی می‌نویسید، باید مستند و درست باشد. شاید اهمیت و حجم این اطلاعات به گونه باشد که لازم شود آن‌ها را روی یک برگه‌ی یادداشت جداگانه بنویسید. این کار، قابلیت خواناییِ آن‌ها را حفظ می‌کند اما باید برای ارائه‌ی آن‌ها در زمان مناسب، برنامه مشخصی داشته باشید.
- مثلاً اگر لازم است که مخاطبان را از میزان قبولی 75 درصدی اعضای یک کلاس در یک آزمون خاص مطلع کنید، می‌توانید عبارت 75% قبولی را در ذیل کلیدواژه، بیاورید.
6. کلمات یا عبارات مختلف را با رنگ‌های دلخواه و قابل‌درک، هایلایت کنید
کدبندی در یادداشت‌برداری برای سخنرانی عمومی، می‌تواند بسیار مؤثر باشد. بهتر است از یک فروشگاه، چند ماژیک هایلایت با رنگ‌های مختلف بخرید و برای هر رنگ، یک هدف یا مأموریت تعیین کنید. مثلاً رنگ سبز را به ایده‌های اصلی اختصاص دهید. رنگ صورتی می‌تواند نشان‌دهنده‌ی فکت‌هایی باشد که از ایده‌های اصلیِ شما پشتیبانی می‌کنند. برای تشریحِ مثال‌ها از رنگ زرد استفاده کنید. نقل‌قول‌ها را می‌توانید با رنگ نارنجی، متمایز کنید. این کدبندی رنگی می‌تواند به حفظ نظم و انسجام افکارتان، کمک زیادی کند.
- کدبندی و تخصیص رنگ را با توجه به ترجیح و سلیقه شخصیِ خودتان انجام دهید
- بهتر است این کار را حتماً قبل از ایراد سخنرانی عمومی و حین تمرین‌هایتان انجام دهید. انجام این کار هم‌زمان با سخنرانی، می‌تواند گیج‌کننده باشد و تمرکزتان را بر هم بزند.
7. یادداشت‌ها را شماره‌گذاری کنید
به عقب بازگردید و همه کارت‌ها را به ترتیبی که باید قرار بگیرند، روی یکدیگر مرتب کنید. در یکی از گوشه‌های کارت‌ها، آن‌ها را به همان ترتیبی که قرار گرفته‌اند، شماره‌گذاری کنید. کارتی که نخستین کلیدواژه در آن درج شده، باید کارت شماره یک باشد. بقیه کارت‌ها را طوری شماره‌گذاری کنید که قاطی نشده و از یکدیگر به‌خوبی متمایز باشند. درهرصورت طوری باید از کارت‌هایتان استفاده کنید که باعث بر هم خوردن تمرکز یا کاهش توجه مخاطب نشود.
- می‌توانید کارت‌ها را به یکدیگر وصل کنید. مثلاً می‌توانید گوشه‌ی بالا و سمت چپ هر کارت را سوراخ کرده و یک رشته یا نخ را از میان آن‌ها عبور دهید. به‌این‌ترتیب بدون اینکه کارت‌ها با یکدیگر قاطی شوند، می‌توان آن‌ها را به‌راحتی ورق زد.
- تمرین کردن سخنرانی
1 همه آنچه باید بگویید را تکرار و تمرین کنید
حالا نوبت به تمرین عملی در فرایند یادداشت‌برداری برای سخنرانی عمومی رسیده است. آن‌قدر تمرین کنید و بخش‌های مهم سخنرانی را آن‌قدر تکرار کنید تا آن‌ها را به‌خوبی به خاطر بسپارید. البته نیازی به حفظ کردن کلمه به کلمه متن سخنرانی نیست. بلکه فقط نکات اساسی سخنرانی را حفظ کنید. هم‌زمان با تمرکز و کنترل صدا و حرکاتتان، با صدای بلند، تمرینِ سخنرانی کنید تا اجرایتان طبیعی به نظر برسد.
- حفظ کردن متن سخنرانی به‌صورت کلمه به کلمه اقدام مفیدی نیست زیرا به مخاطب این احساس را القا می‌کنید که در حال خواندن یک فیلم‌نامه هستید! بهتر است صرفاً در مواقع خاصی از تکنیک حفظ کردن استفاده کنید. مثلاً وقتی‌که قصد ایجاد یک تصویر ذهنی خاص برای مخاطبان را با استفاده از کلمات دارید یا می‌خواهید برای آن‌ها لطیفه‌ای تعریف کنید!
2. سخنرانی را با برگه‌های یادداشتتان تمرین کنید
حالا کاغذهای دست‌نوشته را کنار بگذارید و فقط یادداشت‌هایتان را بردارید و سعی کنید با استفاده از آن‌ها، به ایراد سخنرانی بپردازید. این بار هر جا که گیر کردید، به‌جای مراجعه به انبوهی از دست‌نوشته‌ها، به همین یادداشت‌ها رجوع کنید. حین تمرین، به تنظیم و اصلاح حرکات، ژست و صدایتان ادامه دهید تا اجرایتان طبیعی‌تر جلوه کند.
- ازآنجاکه این بار به‌واسطه یادداشت‌ها، صرفاً از یک طرح کلی برای سخنرانی استفاده می‌کنید، سخنرانی‌تان در هر بار تکرار، قدری متفاوت از دفعات قبل و بعد خواهد بود. این امر، در عین عادی بودن، باعث می‌شود که اجرای طبیعی‌تری داشته باشید.
3. روی سخنرانی مسلط شوید
تمرین و تکرار سخنرانی را آن‌قدر ادامه دهید تا با آن احساس راحتی پیدا کرده و به‌خوبی بدانید با توجه به یادداشت‌هایتان چه کارهایی باید انجام دهید. در اینجا می‌توانید از دوستان یا اعضای خانواده بخواهید که مجدداً مخاطبانتان باشند. آن‌ها این بار احتمالاً از عملکرد خوبتان در ایراد سخنرانی، تحت تأثیر قرار خواهند گرفت. ضمن اینکه به دلیل آمادگی که طی مراحل قبل کسب کرده‌اید، خودتان نیز عملکردی توأم با احساس اطمینان و اعتمادبه‌نفس بیشتری ارائه خواهید کرد.
- به‌جای تکیه بر حدس و گمان، مجدداً می‌توانید مدت‌زمان سخنرانی‌تان را بسنجید تا بدانید این کار دقیقاً چقدر طول می‌کشد؟ چنین کاری می‌تواند به شما کمک کند تا طوری سخنرانی کنید که از چارچوب زمانی اختصاص‌یافته به هر بخش، خارج نشوید. به خاطر داشته باشید که حین سخنرانی ملزم هستید که سریع‌تر حرف بزنید و این متعاقباً باعث کوتاه‌تر شدن سخنرانی‌تان خواهد شد.
مقالات خواندنی:
