اگر یک سخنرانی بزرگ ارائه می‌دهید، تصمیمات زیادی برای گرفتن دارید. باید نوع ارائه خود را در نظر بگیرید، اینکه چه نوع مهارت گفتاری دارید، از چه سبک ارائه‌ای برخوردار هستید و در صورت امکان، از چه کمکی استفاده می‌کنید. در این مقاله، ما توضیحاتی در مورد ارائه‌های تجاری، سبک‌های ارائه و چند نکته برای ارائه موثر ارائه می‌دهیم.
چرا در کسب و کارها از سخنرانی استفاده می شود؟
حرفه‌ای‌ها از سخنرانی‌ها برای چهار هدف اساسی استفاده می‌کنند:
- جهت اطلاع رسانی: ارائه‌های آموزنده در دنیای یکپارچه رایج است، معمولاً برای آگاهی دادن به شنوندگان در مورد یک رویداد یا پروژه خاص یا دادن اطلاعات اساسی به مخاطبان مناسب است. به عنوان مثال، یک کارگزار سهام می‌تواند برای ارائه اطلاعات به مشتریان در مورد تغییرات پیش بینی شده در بازار سهام، از ارائه اطلاعاتی استفاده کند.
- جهت آموزش: سخنرانی‌های آموزشی برای ارائه راهنمایی یا دستورات خاص به مخاطبان، احتمالاً در آموزش مهارت‌های جدید به اعضای مخاطب یا ارائه اطلاعات اصلی است. بسته به پیچیدگی موضوع، این نوع ارائه ممکن است طولانی‌تر از انواع دیگر باشد. به عنوان مثال، ارائه یک دستورالعمل از یک پیمانکار ساختمان، ممکن است تمام مراحل لازم برای برنامه ریزی ساخت، نصب سیستم‌های آب و برق و سایر موارد را شرح دهد.
- جهت متقاعد ساختن: سخنرانی‌های اقناعی به سخنرانی‌هایی گفته می‌شود که در آن سخنران با هدف اقناع اعضای مخاطب برای پذیرفتن پیشنهاد است یا اینکه سخنران در تلاش برای فروش است. به عنوان مثال، یک عضو شورای شهر ممکن است با سخنرانی اقناعی از سایر اعضای شورا بخواهد پول مالیات بیشتری برای یک پارک جدید اختصاص دهند.
- جهت کمک به تصمیم گیری: افراد حرفه‌ای ممکن است در صورت نیاز به تصمیم گیری در مورد سیاست‌های خاص یا انتخاب در مورد ساختار سازمانی شرکت، از ارائه تصمیم گیری استفاده کنند. این نوع ارائه‌ها تعاملی هستند زیرا مجری ایده یا مجموعه ایده‌هایی را معرفی می‌کند که کل گروه شرکت کننده باید روی آن‌ها کار کنند.
انواع سبک‌های ارائه
به طور کلی، شش سبک ارائه وجود دارد:
۱) کوچینگ
۲) رابط
۳) بداهه گویی
۴) مربی
۵) قصه گویی
۶) دیداری
۱) مربی‌گری
ارائه‌هایی به سبک مربی‌گری برای مجریانی که مشتاق موضوع مورد صحبت‌شان هستند، مناسب است. برای کارآمد بودن این کار برای شما، باید تعادل بین صحبت کردن و دریافت واکنش و بازخورد از مخاطب را پیدا کنید. همچنین باید با سرعت مناسب صحبت کرده و اطلاعات را به اشتراک بگذارید. ارائه به سبک مربی‌گری در بین سخنرانان انگیزشی محبوب است. اگر در یک کنفرانس هستید یا در هر موقعیتی که نیاز دارید ترس مخاطبان خود را برطرف کنید، ممکن است لازم باشد به سخنرانی‌های سبک مربی اعتماد کنید. بعضی اوقات، فروشندگان یا نمایندگان فروش از این سبک استفاده می‌کنند.
۲) رابط
ارائه به سبک رابط، سخنرانی است که در آن سخنران نقاط مشترک خود با مخاطب را برجسته می‌کند. شنوندگان احساس می‌کنند گوینده “یکی از آن‌ها” است بنابراین پذیرای پیام مجری هستند.
این نوع ارائه ممکن است شامل جلسه پرسش و پاسخ آزاد باشد. شنوندگان ممکن است از شرکت در برنامه احساس راحتی کنند زیرا گوینده هنگام صحبت از حرکاتی استفاده می‌کند که می‌تواند اعضای مخاطب را به شرکت در بحث ترغیب کند.
برای استفاده موثر از این سبک، باید منظم باشید و به جزئیات بسیار توجه کنید، اما در صحنه و ا تماشاگران راحت باشید. به عنوان مثال، اگر یک متخصص ارتباط با جامعه هستید، ممکن است لازم باشد از این سبک استفاده کنید. برای ارتقا سطح آگاهی سازمان خود و متقاعد کردن اعضای جامعه برای شرکت در یک اقدام خاص، باید با رهبران جامعه صحبت کنید.
۳) بداهه‌گویی
مجریان Freeform به طور کلی بدون برنامه ریزی می‌دانند چه چیزی می‌خواهند بگویند، قوانین و ساختار. اگر دوست دارید این سبک را امتحان کنید، به دو یا سه نکته اصلی توجه کنید، کمی شوخ طبعی کنید و برخی از داستان‌ها را با مخاطبان خود به اشتراک بگذارید. با این حال، اگر به چند یادآوری درباره آنچه باید بگویید نیاز دارید، در صورت تمایل چند فلش کارت در دست داشته باشید، اما از خلاصه بودن اطلاعات آن کارت‌ها اطمینان حاصل کنید. اگر در شرایط غیر رسمی نماینده فروش باشید، ممکن است بهترین حالت برای شما باشد. اگر اطلاعات کاملی در مورد کاری که شرکت شما انجام می‌دهد داشته باشید و نکات گفتاری خود را بخاطر بسپارید، از آنجا که صحبت در مورد محصول خود را تمرین کرده‌اید، نیازی به یادداشت برداری زیاد نیست.
۴) مربی‌گری
سبک مربی‌گری برای افرادی که نیاز به انتقال یک پیام پیچیده دارند تا مخاطب را ترغیب کنند که ایده خاصی را در نظر بگیرد یا از آن استفاده کند، مناسب است. برای استفاده موثر از این سبک، استفاده از شکل‌های گفتاری، استعاره‌ها و وسایل کمک بصری را در نظر بگیرید تا به مخاطب کمک کند تا آنچه را که صحبت می‌کنید تصور کنند. همچنین، راهی برای تعادل تمرکز بر روی موضوع و مخاطب خود پیدا کنید. اگر یک مربی باشید، این روش می‌تواند ایده‌آل باشد، زیرا معلمان اساساً روزانه در کلاس خود ارائه می‌دهند. در طول سخنرانی‌های خود، موضوعات مفصلی را برای اطلاع مخاطبان خود تجزیه کنید.
۵) قصه‌گویی
سبک داستان سرایی راهی عالی برای ارتباط گویندگان با مخاطبانشان است. این سبک زمانی بهترین کارایی را دارد که حکایاتی ارائه دهید که با نکات اصلی همسو باشد و اگر می‌توانید از کلماتی استفاده کنید که احساسات را برای شنونده ایجاد کند.
اگر در زمینه ارتباطات کار می‌کنید، سبک داستان‌گویی برای شما بهتر است. نمونه‌ای از سبک قصه‌گویی در کار، اعلام رادیو به ویژه اعلان ورزشی است. بسیاری از گوینده‌های ورزشی نه تنها در مورد مبانی ورزشی که تحت پوشش آن‌ها هستند صحبت می‌کنند، بلکه غالباً از حکایات گذشته خود برای ارتباط با تحولات فعلی استفاده می‌کنند.
۶) دیداری
سخنرانانی که از این سبک استفاده می‌کنند تمایل دارند از اسلایدهای بزرگ و رنگارنگ با مقادیر کم متن استفاده کنند. این یک سبک عالی برای سخنرانانی است که معتقدند در اسلایدها فقط باید از سخنرانی خود تعریف کنند یا برای تهیه و ارائه زمان کوتاهی دارند. به عنوان مثال، اگر یک بوم شناس هستید که به کمیسیون برنامه ریزی شهری سخنرانی می‌کنید، می‌توانید اسلایدهایی از حیات وحش محلی و یا نمودارهایی داشته باشید که تاثیرات زیست محیطی تالار شهر جدید را نشان می‌دهد.
مواردی که باید هنگام انتخاب سبک ارائه خود در نظر بگیرید
عوامل مختلفی وجود دارد که باید قبل از تعیین نوع سبک ارائه استفاده کنید، از جمله:
- جلسه‌ای که در آن شرکت خواهید کرد: هر یک از شش نوع ارائه مشاغل دارای سطح متفاوتی از تعامل مخاطبان است. بسته به نوع تعاملی که از مخاطب خود می خواهید، برخی از سبک‌ها ممکن است بهتر از سبک‌های دیگر کار کنند. به عنوان مثال، ارائه به سبک رابط برای گروه کوچک‌تر ممکن است بهتر باشد زیرا سخنران فقط باید روی چند نفر تمرکز کند.
- محل ارائه: مکان ارائه تا حدی نوع ارائه را تعیین می‌کند. چنانچه نیاز است در یک سالن کنفرانس به جمعیت مراجعه کنید، احتمالاً مجبور خواهید بود مخاطبان زیادی را مخاطب قرار دهید، که می‌تواند شما را به سبک مناسب گروه‌های بزرگ مانند داستان سرایی یا سبک بصری برساند.
- تعداد افراد حاضر: بسته به تعداد مخاطبان، ممکن است محدود به ارتباط متقابل با اعضای مخاطب باشید. همچنین ممکن است با مخاطبان خود آشنا نباشید، که مربوط به سطح آداب و رسوم می‌شود.
- سطح رسمیت: اگر در یک کنفرانس رسمی شرکت می‌کنید، مربی‌گری یا سبک‌های بصری ممکن است بهترین عملکرد را داشته باشد. همچنین در نظر داشته باشید که اطلاعاتی را ارائه دهید، مانند مقالاتی که نکات اصلی را شامل می‌شوند، بنابراین شنوندگان می‌توانند در طول سخنرانی شما را دنبال کنند و همچنان درگیر باشند.
- نوع اطلاعاتی که به اشتراک خواهید گذاشت: اگر مقدار قابل توجهی از اطلاعات را به اشتراک می‌گذارید، سبک مربی‌گری برای ارائه بهترین عملکرد را دارد. اگر مسلط بر موضوع هستید و نیازی نیست که مطالب زیادی را به خاطر بسپارید، سبک بداهه گویی بهترین عملکرد را خواهد داشت.
- سطح تجربه‌ای که دارید: بسته به تجربه شما در سخنرانی در جمع، ممکن است نیاز به کمک داشته باشید. به عنوان مثال، اگر به تازگی شروع به کار کرده‌اید، نیاز است تحقیقات متخصصان را برای ارتقا اعتبار خود، در سخنرانی خود ذکر کنید.
- وسایل کمکی تصویری: مواردی مانند نمایش اسلایدها و کلیپ‌های ویدیویی کمک می‌کنند تا توجه مخاطب را حفظ کرده و گفتار خود را تقویت کنید. برخی از سبک‌های ارائه شده ممکن است به شدت به ابزارهای دیداری متکی باشند، در حالی که سایر موارد نیازی به آن‌ها ندارند.
نکاتی برای ارائه موثر
موفقیت در ارائه نیز با توجه به مراحلی که برای آماده سازی طی می‌کنید تعیین خواهد شد. برای اطمینان از ارائه موفقیت آمیز و جذاب، این هشت نکته را در نظر بگیرید:
- یادداشت‌ها را تنظیم کنید.
- مخاطبان خود را بشناسید.
- به مخاطبان خود احترام بگذارید.
- در مورد سطح ارتباطی که می‌خواهید داشته باشید فکر کنید.
- نقاط قوت و ضعف خود را بشناسید.
- تمرین و تکرار زیادی داشته باشید.
- محل برگزاری را بررسی کنید.
- برای هر اتفاقی آماده شوید.
۱) یادداشت‌ها را تنظیم کنید
جهت آماده شدن برای یک ارائه، ممکن است بخواهید یادداشت برداری کنید و آن‌ها را برای استفاده در هنگام ارائه آماده کنید. یادداشت‌ها می‌توانند کوتاه باشند، راهنمایی‌های ساده مانند “بحث درباره فروش سه ماهه آخر” یا “از مخاطب در مورد تجربه خود با نرم افزار مدیریت مشتری بپرسید” را شامل می‌شوند. به طور کلی بهتر است یادداشت‌ها ساده و به مقدار کم نگهداری شوند تا بتوانید با مخاطب با دقت بیشتری ارتباط برقرار کنید.
۲) مخاطبان خود را بشناسید
مخاطبان معمولاً کسانی خواهند بود که در همان صنعت کار می‌کنند. متناوباً، اگر در زمینه فروش فعالیت می‌کنید، ممکن است با مشتریان صحبت کنید. در هر صورت، باید پیش از این تحقیق کنید و نیازها و انتظارات مخاطبان خود را از آنچه باید به آن‌ها بگویید درک کنید. درک دیدگاه‌ها و علایق مخاطبان کمک می‌کند صحبت‌های خود را متناسب کنید و هنگام تهیه سخنرانی خود، شما را راهنمایی کند.
۳) به مخاطب خود احترام بگذارید
برای ارائه موفقیت آمیز، باید با شنوندگان خود ارتباط برقرار کنید و در عوض آن‌ها را وادار کنید تا با شما ارتباط برقرار کنند. احترام گذاشتن به مخاطب به جای صحبت کردن با او باعث صحبت با او می‌شود. همچنین ممکن است بخواهید در هنگام ارائه سوالاتی بپرسید تا بتوانید دانش مخاطب خود را بسنجید و از این طریق بحث را ادامه دهید. این نشان می‌دهد که می‌خواهید از اعضای مخاطب استفاده کنید و همچنین به آن‌ها گوش می‌دهید.
۴) در مورد سطح ارتباطی که می‌خواهید داشته باشید فکر کنید
بسته به مدت زمان ارائه، چیزهایی که می‌خواهید از آن بدست آورید، اینکه چقدر می‌خواهید صحبت کنید و نوع اطلاعاتی که به اشتراک می‌گذارید، ممکن است نیاز به ارتباط زیادی با مخاطبان داشته باشید. به عنوان مثال، هنگام اتخاذ یک تصمیم، ممکن است به مشورت با همه نیاز داشته باشید، به خصوص اگر سایر شرکت کنندگان در آنجا باشند تا به شما کمک کنند تا در مورد یک برنامه، جهت، فروشنده یا محصول تصمیم بگیرید.
اگر سخنرانی شما مختصر باشد، ممکن است بخواهید تا آخر منتظر بمانید تا سوال کنید. در هر صورت، زمانی را برای جلسه پرسش و پاسخ اختصاص دهید، مخصوصاً اگر سخنرانی طولانی دارید. اگر در مورد یک موضوع پیچیده بحث خواهید کرد، ممکن است بخواهید مکث کنید و به اعضای مخاطب فرصت دهید تا در طول ارائه سوال بپرسند و در مورد آنچه که بحث کرده‌اید پردازش کنند.
۵) نقاط قوت و ضعف خود را بشناسید
قبل از ارائه، موارد زیر را در نظر بگیرید:
- تا چه اندازه با مخاطب قرار دادن افراد خاص آماده اید؟
- تا چه اندازه آماده اید که اطلاعاتی را با افرادی که نمی شناسید در میان بگذارید؟
- تا چه اندازه در برقراری ارتباط با دیگران خوب هستید؟
اگر برای جذب مخاطب به کمک نیاز دارید، از وسایل کمکی برای تقویت ارائه خود استفاده کنید. با این حال، فقط باید از وسایل کمکی بصری به طور متوسط استفاده کنید. در نهایت، گفتار و ارتباط انسانی باعث موفقیت ارائه شما خواهد بود.
۶) تمرین و تکرار زیادی داشته باشید
صرف نظر از سطح مهارت شما، تمرین سخنرانی قبل از رویداد می‌تواند به ایجاد اعتماد به نفس و شناسایی مناطقی که ممکن است نیاز به توسعه داشته باشید کمک کند. راهی پیدا کنید که در حضور دوستان، خانواده و همکاران تمرین کنید تا بتوانید نظر آن‌ها را جلب کنید. با هر وسیله کمکی تصویری که استفاده می‌کنید تمرین کنید تا بتوانید زمان مناسب را بدست آورید. به عنوان مثال، اگر ارائه شامل مشخص کردن آنچه در هر اسلاید است، اطمینان حاصل کنید که گفتار و ترتیب اسلایدها هماهنگ هستند. همچنین ممکن است بخواهید ارائه خود را ضبط کنید تا ببینید آیا رفتارهای غیرکلامی ارتباطی دارید که بر پیام شما تاثیر می‌گذارد. تمرین همچنین به شما کمک می‌کند نکات گفتاری خود را به خاطر بسپارید تا بتوانید با مخاطبان ارتباط بیشتری داشته باشید.
۷) محل برگزاری را بررسی کنید
اگر می‌توانید قبل از شروع کنفرانس اتاق ارائه را بررسی کنید. زود وارد شوید تا بتوانید اندازه مکان و آکوستیک آن را بررسی کنید تا بدانید با چه بلندی باید صحبت کنید. همچنین باید آزمایشاتی انجام دهید تا ببینید آیا فناوری موجود کار می‌کند و آیا بهترین مکان را برای ایستادن اندازه گیری می‌کنید تا مخاطبان بتوانند شما را بشنوند و وسایل کمکی بصری را مشاهده کنند.
۸) برای هر اتفاقی آماده باشید
سعی کنید برای هر رویدادی که ممکن است بر ارائه شما تاثیر بگذارد برنامه ریزی کنید. به عنوان مثال، برق می‌تواند خاموش شود یا تجهیزات صوتی / تصویری از کار بیفتند. داشتن یک طرح پشتیبان، که می‌تواند شامل مجموعه چاپی اسلایدها، سی دی ارائه، درایو انگشتی با اطلاعات روی آن یا لپ تاپی با اسلایدها باشد، می‌تواند برای شما مفید باشد.
مقالات خواندنی:
