همه‌ی کسب و کارها به منظورهای متفاوت نیاز دارند رویدادهایی را برگزار کنند. ممکن است این رویداد برای جلسات درون شرکتی یا شناساندن حوزه فعالیت‌های کسب و کار در بازار باشد. به خاطر اینکه برنامه ریزی رویداد زمان و انرژی زیادی می‌طلبد اکثر شرکت‌ها تصمیم به استخدام برگزار کننده رویداد یا ایونت می‌گردند. برگزار کننده رویداد به اصول برگزار رویداد آشنا است و می‌تواند به خوبی آن را برنامه ریزی و مدیریت کند. پیدا کردن بهترین برگزار کننده رویداد آن قدر هم که به نظر می‌رسد کار دشواری نیست؛ کافیست اصولی که در ادامه بیان می‌شوند را دنبال کنید تا بتوانید در پیدا کردن بهترین برگزار کننده رویداد موفق شوید.
هدف خود را مشخص کنید
قبل از گشتن به دنبال بهترین برگزار کننده رویداد باید اهداف و بودجه مورد نظر برای برگزاری رویداد را مشخص کرده وببینید که چرا نیاز به کسی خارج از کسب و کار خود دارید تا رویداد شما را برنامه ریزی و در نهایت برگزار کند.
باید بتوانید چارچوب کلی رویداد و مهمترین اهداف آن را مشخص کرده و به خوبی بیان کنید.
زمانی که اهداف مشخص شد، کم کم ایده‌هایی در رابطه با تم رویداد و پیامی که می‌خواهید مخابره کنید در ذهنتان پدیدار می‌شوند.
بودجه خود را مشخص کنید
در مرحله‌ی بعد، باید بودجه مورد نظر را مشخص کرد و دید که از برگزار کننده رویداد چه عملکردی انتظار می‌رود. برگزار کننده رویداد می‌تواند این کارها را انجام دهد:
- انتخاب مکان برگزاری رویداد؛
- پیشنهاد پذیرایی و نوشیدنی مناسب؛
- بررسی سخنرانان مدعو؛
- درست کردن دعوتنامه
- و…
اگر زمان کافی برای موارد بالا را ندارید بهتر است به دنبال بهترین برگزار کننده رویداد باشید.
بهترین برگزار کننده رویداد را پیدا کنید
فرقی نمی‌کند که به دنبال برگزاری رویداد عمومی باشید یا بخواهید رویدادی درون شرکتی ترتیب دهید، در هر صورت قواعد استخدام بهترین برگزار کننده رویداد یکسان هستند: باید کسی را استخدام کنید که در برگزاری رویداد مورد نظر شما تبحر داشته باشد.
یکی از روش‌های استخدام بهترین برگزار کننده رویداد پرس و جو کردن از سایر کسب و کارهاست یا اینکه ببینید کدام برگزار کننده طرفداران بیشتری دارد. البته این روش همیشه هم چندان موفق نیست.
اگر به دنبال استخدام بهترین برگزار کننده رویداد هستید، باید به دنبال شرکتی بگردید که تجربه‌ی زیاد و شهرت فراوانی بین برگزار کنندگان رویداد داشته باشد.
گزینه‌های مناسب را بررسی کنید
مسلماً بعد از کمی بررسی به فهرستی نهایی از کسانی که مناسب برنامه ریزی رویداد هستند می‌رسید؛ می‌توانید با هرکدام صحبت کرده و در ابتدا خلاصه‌ای از رویداد مورد نظر را ارائه کنید و ببینید کدام یک تجربه و عملکرد بهتری در گذشته داشته است. به اصطلاح ببینید که چند مرده حلاجند.
فهرست خود را کوچکتر و کوچکتر کنید
در قدم بعدی باید از سه کسب و کار یا فرد مدیریت کننده‌ی رویداد بخواهید تجارب خود در رویدادهای گذشته را بیان کرده و عملکرد آن‌ها را مورد ارزیابی قرار دهید. یک برگزار کننده‌ی رویداد خوب موارد زیر را همراه شما بررسی خواهد کرد:
- اهداف کلی از برگزاری رویداد،
- برنامه‌ی زمانی،
- بودجه،
- تعداد میهمانان،
- سلیقه شخصی.
در این بین سوالاتی نیز در مورد سازمان شما پرسیده خواهد شد که باید سعی کنید جامع‌ترین اطلاعات لازم را ارائه دهید. ببینید که کدام برگزار کننده میل بیشتری برای دریافت اطلاعات در مورد اهداف شما دارد.
این مرحله به این دلیل که احتمال ملاقات رو در رو با برگزار کننده رویداد بسیار پایین است کمی مشکل خواهد بود؛ بهرحال سعی کنید گزینه‌ای را انتخاب کنید که بیشترین تعامل را با او داشته‌اید.
هر برگزار کننده‌ای که می‌خواهید انتخاب کنید ارجاع‌هایی به مشتری‌های سابق خود خواهد داشت. می‌توانید برای کسب اطمینان از تصمیم خود با مشتریان سابق آن‌ها نیز ارتباط بگیرید و ببینید که آیا عملکرد خوبی داشته‌اند یا خیر.
انتخاب نهایی را انجام دهید
حال وقت انتخاب بهترین گزینه است.
بهترین برگزار کننده رویداد باید بتواند بلافاصله بعد از انتخاب شدن، برنامه‌ای دقیق و با جزئیات از رویداد را به شما تحویل دهد. در این مرحله باید ایده‌های خلاقانه را مورد بررسی قرار داد و مواردی که به نظر مناسب نیستند را حذف کرد.
بودجه نهایی را بررسی کنید
بسیاری از کسب و کارها بودجه‌ی کمی برای رویداد در نظر می‌گیرند و در عوض چیزی بسیار بیشتر از بودجه انتظار دارند. برگزار کننده رویداد باید بیشترین استفاده را از بودجه‌ی محوله‌ی شما ببرد ولی ممکن است مجبور شوید در چند زمینه از سطح انتظارات خود بکاهید.
با تعامل بیشتر با برگزار کننده رویداد می‌توان میزان بودجه مورد نیاز را محاسبه کرد؛ به گونه‌ای که با کمترین بودجه به بهترین کیفیت رسید. ضمناً حق الزحمه مدیریت و برگزاری رویداد و جایگاه آن در بودجه را نیز بررسی کنید. چرا که میزان حق الزحمه برای هر شرکت متفاوت است.
در مرحله‌ی بعدی قراردادها و پرداخت مبالغ شروع می‌شود که باید در این قسمت نیز به لحاظ حقوقی تمام قراردادها را بررسی نمایید.
پیگیر باشید
پس از مشخص کردن مسئولیت‌ها و مراحل انجام کار، مدام فعالیت‌های مربوط به برنامه ریزی رویداد را پیگیری کنید. برنامه ریزی رویداد نیاز به هماهنگی مؤثر تدارکات دارد. برگزار کننده رویداد را وادار نکنید که تصمیمات مهم را به تنهایی اتخاذ کند و در تمام مراحل مشارکت لازم را داشته باشید.
اگر همه‌ی کارها طبق برنامه ریزی پیش برود، نه تنها با برگزاری رویدادی مؤثر کسب و کار خود را به جلو برده‌اید، بلکه بهترین برگزار کننده رویداد را نیز جهت فعالیت‌های آینده‌ی خود پیدا کرده‌اید.
با مشارکت و پیگیری مناسب می‌توان از وقوع مشکلات بزرگ و سوءتفاهم‌ها پیشگیری کرد و علاج واقعه را قبل از وقوع انجام داد.
در نهایت باید آماده باشید که اگر مشکل خاصی پیش آمد امکان انتخاب بهترین برگزار کننده رویداد دوم را نیز داشته باشید.
سخن پایانی
برگزاری رویداد یا ایونت در کنار هزینه‌هایی که در بر دارد، نیاز به زمان و انرژی زیادی دارد؛ اگر تلاش‌ها به ثمر برسد و بتوان به اهداف مورد نظر رسید، کسب و کار پیشرفت بزرگی خواهد کرد. برای اینکه بتوان به این هدف رسید باید سعی کرد بهترین برگزار کننده رویداد را پیدا کنیم. اگر در ابتدا دقت لازم را به خرج دهیم نیازی نیست که در ادامه‌ی مسیر موفقیت در برگزاری رویداد نگرانی داشته باشیم.
