سخنرانانی که می‌خواهند تعامل بیشتری با مخاطبان خود داشته باشند از آن‌ها می‌خواهند که در پایان رویداد اگر سوالی دارند مطرح کنند. سؤالات پس از سخنرانی را نمی‌توان کنترل کرد و باید از قبل آماده بود؛ پاسخگویی به سؤالات در سخنرانی اهمیت زیادی دارد به این دلیل که نکات مهم را برای مخاطبان شفاف سازی می‌کند و فرصت می‌دهد تا یادگیری آن‌ها تثبیت شود.
اگر به پاسخگویی به سؤالات در سخنرانی سخنرانی و رویداد به عنوان بخشی مهم مانند سایر بخش‌های سخنرانی نگاه کنیم می‌توانیم فواید حاصل از آن را نیز افزایش دهیم.
سؤالات احتمالی را شناسایی کرده و برای آن‌ها آماده باشید
آماده شدن برای سخنرانی کلید موفقیت در پاسخگویی به سؤالات در سخنرانی است. اگر موضوعی را برای ارائه‌ی خود مشخص کرده و به صورت دقیق آن را بررسی کرده‌اید، به احتمال زیاد می‌توانید با اطمینان خاطر به سؤالات پاسخ دهید.
پس از پایان سخنرانی باید به مخاطبان اطلاع دهید که می‌توانند سؤالات خود را مطرح کنند. برای مثال می‌توانید بگویید: «این بود ارائه‌ی بنده و حالا به مدت 10 دقیقه در خدمتتون هستم تا به پرسش‌ها پاسخ بدم.»
برای مدیریت بهتر فرآیند پاسخگویی به سؤالات در سخنرانی می‌توانید موضوعاتی که می‌خواهید به سؤالات مرتبط با آن پاسخ دهید را مشخص کنید. در حین آماده شدن برای سخنرانی حتماً تشخیص خواهید داد به کدام زمینه‌ها تسلط کمتری دارید و می‌توانید از مطرح شدن سؤالات مربوطه جلوگیری کنید.
قوانینی برای پرسش‌ها مشخص کنید
در ابتدای سخنرانی بیان کنید که مخاطبان چه زمانی می‌توانند سؤالات خود را مطرح کنند. ممکن است بخواهید در حین سخنرانی به سؤالات پاسخ دهید و یا اینکه در انتها زمانی را برای آن در نظر بگیرید.
اگر سؤالات حین سخنرانی مطرح شوند هر کج فهمی در مورد مطالب ارائه شده را می‌توان سریعاً برطرف کرد؛ ولی ممکن است سؤالات مطرح شده تمرکز شما را بر هم بزنند و یا در مورد موضوعاتی باشند که در ادامه سخنرانی به آن‌ها خواهید پرداخت.
اگر پاسخگویی به سؤالات در سخنرانی را به عنوان بخش نهایی در نظر گرفته‌اید باید دقت کنید که به اندازه‌ی کافی برای آن زمان کنار گذاشته باشید.
برای پاسخگویی به سؤالات در سخنرانی چهارچوب داشته باشید
تحت فشار قرار گرفتن و پاسخ به سؤالات مخاطبان ممکن است باعث شود حرف‌هایی بزنید که درست نباشند و یا نباید آن‌ها را بیان می‌کردید. از چهارچوب خاصی برای پاسخ دهی استفاده کنید تا دچار چنین مشکلاتی نشوید. برای مثال:
- اجازه دهید سؤال به طور کامل بیان شود؛
- اگر سؤال را به خوبی متوجه نشدید بخواهید که آن را تکرار کنند و یا درک خود را بیان کرده و ببینید که درست است یا خیر؛
- تمام مخاطبان را درگیر سؤال کنید و آن را برای همه توضیح داده و سپس جواب دهید؛
- در پاسخ دهی دقیق باشید تا از سؤالات بیشتر در همان زمینه جلوگیری کنید؛
- از مخاطب بپرسید که آیا توانسته‌اید به سؤال او پاسخ دهید؛
- درس ایمیل خود را به مخاطبان ارائه کنید تا در صورت نیاز از طریق ایمیل سؤال خود را مطرح کنند.
برای پاسخ چه کارهایی می توان انجام داد
با توجه به میزان فهم خود از سؤال می‌توانید یکی از 4 روش را برای پاسخ به آن استفاده کنید. اگر پاسخ سوالی را نمی‌دانید نیازی نیست که چیزی سر هم کنید؛ به راحتی بگویید پاسخ را نمی‌دانید. با این کار مقبولیت خود را بیشتر کرده‌اید.
جواب دهید
اگر جواب مناسب و کوتاهی برای سؤال دارید می‌توانید مستقیماً به آن جواب دهید.
بازنگری کنید
می‌توانید از مخاطب بخواهید تا منظور خود را واضح‌تر بیان کند.
مسیر سؤال را تغییر دهید
می‌توانید سؤال را از سایر مخاطبان سؤال کنید و یا از یکی دیگر از ارائه کنندگان بخواهید به آن پاسخ دهد.
به تعویق بیندازید
به شخصی که سؤال پرسیده بگویید که پس از رویداد به سؤال او پاسخ خواهید داد. به این ترتیب زمان بیشتری برای فکر کردن دارید.
راهبردهای مفید وقتی در جواب دادن به مشکل می‌خوریم
ممکن است در پاسخ دادن به برخی از سؤالات به مشکل بخوریم. در چنین شرایطی باید چه کار کرد؟
- سؤال را بدون جواب دادن به آن تأیید کنید. «سؤال خوبی پرسیدید، بیایید به این بپردازیم که...»
- سؤال را بر اساس این موارد رد کنید که به مسئله‌ی مهمی نمی‌پردازد، به لحاظ علمی مشکل دارد یا برخواسته از برداشتی اشتباه است.
- با بیان اینکه جواب به سؤال در حیطه‌ی دانش شما نیست و یا اطلاعاتی را فاش می‌کند که شاید شخصی و یا محرمانه باشد به آن پاسخ ندهید.
- پاسخ کامل ندهید.
- به هنگام پاسخ دادن موضوع را عوض کنید.
- به سوالی مشابه پاسخ دهید.
از چه کارهایی باید اجتناب کرد؟
هنگام پاسخگویی به سؤالات در سخنرانی نیز باید شخصیت حرفه‌ای خود را حفظ کنید. برای این کار باید از انجام برخی کارها پرهیز کرد.
- از پاسخ‌های طولانی و اطلاعات اضافی به هنگام پاسخ دادن پرهیز کنید.
- مشکلات را گردن شخص دیگری نیندازید؛ همچنین اگر مخاطبان نظر جالبی دادند از آن‌ها به خاطر ارائه‌ی آن تشکر کنید.
- پاسخ‌های تدافعی ندهید. اغلب اوقات سؤالات ممکن است شما را تحت فشار قرار دهند. در چنین مواقعی نباید آرامش خود را از دست داد. پاسخ‌های تدافعی یا تهاجمی باعث تضعیف شخصیت شما شده و اثر مفید سخنرانی را از بین می‌برد.
مدیریت سؤالات دشوار
ممکن است سوالاتی پرسیده شوند که پاسخ دادن به آن‌ها دشوار باشد و به کمی زمان نیاز داشته باشید. در چنین مواقعی می‌توانید بخواهید مخاطب سؤال خود را دوباره توضیح دهید یا اینکه سؤال را تکرار کنید تا به این صورت کمی فرصت برای خود فراهم کنید. یا اینکه می‌توانید بگویید جلوتر به سؤال خواهید پرداخت (البته فراموش نکنید که حتماً بعداً به آن بپردازید.)
گاهی اوقات ممکن است سؤال بسیار دشوار باشد. از اعتراف به اینکه پاسخ سؤال را نمی‌دانید ترس نداشته باشید. می‌توانید بگویید: «نظرتان خیلی جالب است و تاکنون به این مسئله فکر نکرده بودم». به یاد داشته باشید که سخنرانی فرایندی دو طرفه است و هم شما و هم مخاطبان در حال یادگیری از یکدیگر هستید.
پاسخگویی به سؤالات در سخنرانی کار دشواری
نخواهد بود اگر از قبل به خوبی برای آن آماده شده باشید. پس بهتر است مدت کافی را برای آماده شدن برای سخنرانی قرار دهید و تمام سؤالات احتمالی که ممکن است پرسیده شوند را در نظر بگیرید. با این وجود باز هم ممکن است سوالاتی از شما پرسیده شوند که نتوانید به خوبی به آن‌ها پاسخ دهید که در این صورت می‌توانید از روش‌های بیان شده در این مطلب استفاده کنید.
