ارتباط مؤثر مهارتی است که می‌توان آن را فراگرفت و عواملی مثل سن، پیشینه یا تجربه نمی‌توانند در مسیر این یادگیری مانعی ایجاد کنند. بسیاری از رهبران بزرگ، قبل از هر چیز، سخنوران قهاری هستند و توانمندی زیادی در برقراری ارتباط مؤثر دارند. امروز، ارتباطات یکی از محبوب‌ترین علوم دانشگاهی بوده و افراد نیز به‌خوبی از ارزش مهارت ارتباط مؤثر آگاه هستند. با کمی دانش و اعتمادبه‌نفس بیشتر شما نیز قادر به فراگیری مهارت ارتباط مؤثر خواهید بود. ما در این مطلب، راهنمایی جادویی و جامع را در این باره برای شما سروران آماده کرده‌ایم و از پنج جنبه‌ی مختلف به موضوع برقراری ارتباط مؤثر پرداخته‌ایم. اگر تا انتهای بحث همراه ما باشید، قول می‌دهیم که ضرر نکنید!
فراهم کردن محیط مناسب
1. زمان مناسبی انتخاب کنید!
برای هر چیزی زمان مناسبی وجود دارد و گفتگو یا برقراری ارتباط نیز از این قاعده مستثنا نیست. بهتر است از بحث درباره موضوعات سنگین یا چالشی در اوقات پایانی روز اجتناب کنید. تعداد افرادی که مایل باشند در این اوقات به موضوعات مهمی مثل مسائل مالی یا برنامه‌ریزی‌های بلندمدت بپردازند، بسیار اندک است. اغلب افراد در انتهای روز بسیار خسته و کم انرژی هستند. بنابراین سعی کنید هنگام صبح یا ظهر با دیگران درباره موضوعات مهم صحبت کنید. افراد در این اوقات، هشیار، پرانرژی و در دسترس بوده و با احتمال بیشتری در مقابل گفته‌هایتان از خود واکنش مؤثری نشان می‌دهند.
2. مکانی مناسب را برای یک گفتگوی آزاد و صمیمانه تدارک ببینید!
مکانی را برای گفتگو انتخاب کنید که احساس راحتی و آزادی کافی را برای یک تعامل مطلوب به هر دو طرف القا نماید. اگر قرار است درباره موضوع ناخوشایندی با کسی حرف بزنید (مثلاً دادن یک خبر بد) این کار را در جمع و در حضور همکاران یا همکلاسی‌ها انجام ندهید بلکه مکانی خصوصی را برای این کار انتخاب کنید. چنین اقدامی نشان‌دهنده‌ی درک، ادب و توجه شما به فرد مقابل است. تعیین یک مکان دنج و راحت، زمینه‌ی لازم برای گفتگو و تعامل عمیق‌تر و نیز درک مشترک را فراهم نموده و تضمین می‌کند که فرایند دوطرفه‌ی ارتباط، عملکردی مطلوب داشته و به‌خوبی در جریان است.
- اگر قرار است در مقابل جمع به سخنرانی عمومی بپردازید، از قبل، وضعیت صوتی محیط را بررسی نموده و روی انعکاس واضح صدایتان کار کنید. اگر لازم است مطمئن شوید که همه حاضرین، صدایتان را می‌شنوند، حتماً از یک میکروفن استفاده نمایید.
3. عوامل مُخِل و مزاحم را حذف کنید!
همه دستگاه‌های برقی را که ممکن است در گفتگویتان اخلال ایجاد کنند، خاموش نمایید. اگر هم حین مکالمه، تلفنتان زنگ خورد، با خوش‌رویی رد تماس نموده و بلافاصله آن را خاموش کنید و به گفتگو ادامه دهید. هرگز اجازه ندهید عوامل خارجی از مسیر بحث خارجتان کنند. این عوامل حواس شما و مخاطبتان را پرت کرده و فرایند ارتباط مؤثر را به معنای حقیقی کلمه “می‌کُشند”.
سازمان‌دهی فرایند ارتباط مؤثر
1. ایده‌ها و افکارتان را در ذهن، روشن و سازمان‌دهی کنید!
قبل از تلاش برای انتقال افکار، باید آن‌ها را سازمان‌دهی و مرتب کنید. اگر قرار است در مورد موضوعی صحبت کنید و قبلاً نکات مهم صحبتتان را مشخص نکرده باشید، ممکن است حین حرف زدن، افکارتان آشفته شود. این نکات همانند لنگری برای کِشتی افکارتان هستند که موجب شفافیت گفته‌هایتان و تمرکز بر آن‌ها می‌شوند.
- بنا بر یک قاعده عمومی، بهتر است سه نقطه یا Check Point اصلی برای حرف‌هایتان انتخاب نموده و فرایند ارتباط مؤثر را با تمرکز و تأکید بر همین نقاط پیش ببرید. با این کار، هر زمان که مسیر گفتگو به بیراهه برود، می‌توانید به یکی از این نقاط کلیدی بازگردید و بی‌آنکه احساس سردرگمی کنید، افسار اسب سخن را مجدداً در دست بگیرید!
2. شفاف باشید!
از همان اول مشخص کنید قرار است چه پیام یا منظوری را با حرف‌هایتان انتقال دهید؟ چه هدفی را دنبال می‌کنید؟ مثلاً هدفتان می‌تواند آگاه‌سازی دیگران، کسب اطلاعات یا آغاز یک پروژه‌ی کاری باشد. اگر مخاطب از قبل بداند هدف و انتظارتان از فرایند ارتباط چیست، همه‌چیز بهتر پیش می‌رود.
3. روی موضوع اصلی مانور دهید!
هنگام گفتگو اطمینان حاصل کنید که هر آنچه می‌گویید، ارزشی را برای پیامی که قصد انتقال آن را دارید، خلق نموده و آن را تقویت نماید. اگر از قبل به حرف‌هایتان فکر کنید و چکیده‌ای از مباحث اصلی را در ذهن داشته باشید، احتمالاً حین صحبت کردن، عبارات و جملاتی مناسب‌تر و مرتبط‌تر به ذهنتان خطور خواهد کرد. از مانور گسترده روی بخش‌های اصلی و مهم حرف‌هایتان نترسید و بدانید که حتی با مطمئن‌ترین و مشهورترین سخنرانان و سخنوران نیز با هدف تأکید بر پیام اصلی گفتگو و تقویت آن، بارها و بارها نکات اصلی را در حرف‌هایشان تکرار می‌کنند. ضمناً پیام کلی‌تان باید شفاف و سرراست باشد.
4. از مخاطب قدردانی کنید!
از فرد یا افرادی که برای شنیدن حرف‌هایتان، زمان می‌گذارند، تشکر و قدردانی کنید. مهم نیست نتیجه‌ی فرایند ارتباط چه باشد. حتی اگر نتیجه‌ی آن با حالت مطلوبی که از قبل در ذهن داشتید، متفاوت بود، ضمن ادای احترام به وقت و انرژی طرف مقابل، گفتگو را تمام کنید.
برقراری ارتباط مؤثر از طریق صحبت کردن
1. در مخاطب احساس راحتی ایجاد کنید!
این کار باید پیش از آغاز جدیِ بحث انجام شود. صمیمیت به ایجاد چنین حسی کمک زیادی می‌کند. بیان حکایات یا ضرب‌المثل‌ها در آغاز گفتگو نیز ایده‌ی خوب دیگری است که می‌توانید آن را امتحان نمایید. چنین رفتارهایی باعث می‌شوند طرف مقابل، با شما احساس شباهت و راحتی بیشتری کند و طبیعتاً در این حالت، کیفیت فرایند ارتباط مؤثر نیز بهبود قابل‌توجهی می‌یابد.
2. واضح، گویا و رسا حرف بزنید!
انتقال واضح و عاری از ابهام پیام، امری بسیار مهم است. زیرا باعث می‌شود شنونده، حرف‌هایتان را به‌خوبی درک کند و حتی آن‌ها را بهتر به خاطر بسپارد. این امر مستلزم آن است که پیامتان را به واضح‌ترین شکل ممکن منتقل نموده و به‌جای استفاده از واژه‌های پیچیده، از واژه‌های ساده‌تر استفاده کنید.
- شفافیت، اختصار و مربوط بودن، سه ویژگی اصلیِ یک ارتباط مؤثر و عاری از ابهام هستند.
3. هر جا لازم است، توضیح دهید!
اولاً فراموش نکنید که حین صحبت، بلندی صدایتان باید به‌اندازه باشد. طوری که از یک طرف، مخاطبتان آن را به‌راحتی بشنود و از طرف دیگر، تهدیدی برای سلامت پرده‌ی گوشش نباشد! توجه ویژه‌ای به نکات اصلی گفته‌هایتان داشته باشد و هر جا لازم است، در مورد آن‌ها توضیح دهید. این کار از بروز سوءبرداشت و درک نادرست از حرف‌هایتان در فرد مقابل جلوگیری می‌کند.
اگر به دلیل ترس از برقراری ارتباط به زیر لب حرف زدن عادت پیدا کرده‌اید یا دهانتان به‌اندازه کافی باز نمی‌شود، تمرین در مقابل آینده می‌تواند تا حد زیادی این ضعف را برطرف نماید. ضمناً گفتگو در مورد موضوع بحث با افرادی که با آن‌ها احساس راحتی می‌کنید، معمولاً بهترین تمرین برای تقویت مهارت تبیین و تشریح است. این کار به انسجام و یکپارچگی پیام در ذهنتان کمک زیادی می‌کند. علاوه بر این، هر شکلی از تمرین فن بیان و اِعمال اصلاحات در آن، اعتمادبه‌نفستان را نیز افزایش می‌دهد.
4. هنگام شنیدن، هشیار باشید و مطمئن شوید که حالات چهره‌تان، بازتابی از علاقه‌تان به بحث باشد!
گوش دادن فعال را یاد بگیرید و فعالانه به صحبت‌های مخاطب گوش فرا دهید. بدانید فرایند ارتباط مؤثر، جاده‌ای دوطرفه است و اگر فقط قرار به حرف زدن شما باشد، چیزی دستگیرتان نخواهد شد. با گوش دادن فعال می‌توانید میزان انتقال پیامتان به مخاطب را ارزیابی نموده و ببینید آیا او گفته‌هایتان را به‌درستی درک کرده است؟ آیا لازم است برای انتقال صحیح پیام، تغییراتی در گفته‌هایتان ایجاد کنید؟
اگر فکر می‌کنید مخاطبتان گیج شده، سؤال پرسیدن از او درباره بخش‌هایی از گفته‌هایتان اقدامی هوشمندانه است. او را به سمتی هدایت کنید که قسمتی از حرف‌هایتان را با زبان خودش به خودتان بازگرداند. این کار کمک می‌کند برداشت‌های نادرست وی از حرف‌هایتان را شناسایی نموده و آن‌ها را اصلاح کنید.
- برای احساسات مخاطب، ارزش قائل شوید. این کار، احساس بهتری به شنونده القا کرده و او را به‌راحتی و خود گشودگی بیشتر ترغیب و تشویق می‌نماید.
5. فن بیان جذابی داشته باشید!
هیچ گوشی طرفدار صدا و فن بیان یکنواخت و کسالت‌آور نیست! به همین دلیل افرادی که مهارت زیادی در برقراری ارتباط مؤثر با دیگران دارند، برای بهبود هر چه بیشتر فرایند ارتباط مؤثر از یک مقیاس صوتی متنوع استفاده می‌کنند. اما چطور فن بیان خوبی داشته باشیم؟ در این خصوص، موارد ذیل را رعایت کنید:
- وقتی از موضوع یا مبحثی به موضوع یا مبحث دیگری “شیفت” می‌کنید، بلندی صدایتان را افزایش دهید.
- هنگام اشاره به یک نکته‌ی خاص یا زمان جمع‌بندی حرف‌هایتان، صدایتان را قدری بلندتر کرده و در مقابل، از سرعت حرف زدنتان بکاهید.
- با سرعت مناسب و متعادل صحبت کنید اما برای تأکید بر نکات کلیدیِ بحث در صورت لزوم، گاهی نیز مکث کنید.
ارتباط مؤثر از طریق زبان بدن
1. زبان بدنتان هم باید واضح و عاری از ابهام باشد!
نسبت به حالات چهره‌تان آگاه باشید و هشیارانه در حالت چهره‌تان، تغییر ایجاد نمایید. سعی کنید با چهره‌تان، علاقه‌تان را به مخاطب و گفتگو با وی نشان دهید و با استفاده از حالات چهره‌ی ملایم، آگاه و متواضع حس همدلی را به مخاطب القا کنید. از حالات چهره منفی مثل اخم کردن یا بالا انداختن ابروها جداً پرهیز کنید. البته حالات چهره‌ی منفی یا مثبت تا حد زیادی هم می‌تواند به بافت فرهنگی بستگی داشته باشد.
- اگر مخاطبتان، پیشینه‌ی فرهنگی متفاوتی با شما دارد، به این تفاوت خیلی دقت کنید. اگر هم با آن فرهنگ آشنایی کافی ندارید، حتماً چالش‌ها و موانع ارتباطیِ احتمالی را که ممکن است تهدیدی برای ارتباط مؤثر باشند، شناسایی نموده تا بتوانید روند گفتگو را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید.
2. با تماس چشمی، ارتباط برقرار نمایید!
تماس چشمی نوعی حس تفاهم ایجاد می‌کند و باعث می‌شود افراد شما را فردی معتمد و علاقه‌مند تلقی کنند. حین مکالمه یا سخنرانی عمومی، نگاه کردن به چشمان حاضرین بسیار مهم است. این کار ارتباط مؤثر با آن‌ها را حفظ و تقویت می‌کند. البته حواستان هم باشد در تماس چشمی افراط نکنید و طوری نشود که با چشمانتان، چشم‌های مخاطب را از کاسه بیرون بیاورید!!
در یک سخنرانی عمومی برای ایجاد ارتباط مؤثر، یک بازه‌ی زمانی 2 الی 4 ثانیه‌ای، می‌تواند یک مدت طبیعی و نرمال برای حفظ تماس چشمی با حاضرین در جلسه باشد.
- به یاد داشته باشید که با همه حاضرین در جلسه تماس چشمی برقرار کنید. اگر در حال سخنرانی برای اعضای یک انجمن هستید، نگاهتان باید به نگاه همه اعضای انجمن گره بخورَد. غفلت از حتی یک نفر، ممکن است نوعی اهانت از سوی شما تلقی شود و این متعاقباً می‌تواند همه تلاش‌هایتان را برای رسیدن به اهدافتان نقش بر آب کند.
- تماس چشمی در فرهنگ‌های مختلف ممکن است بار معنایی مثبت یا منفی داشته باشد. یعنی مبادرت به برقراری تماس چشمی در برخی فرهنگ‌ها می‌تواند به نتیجه‌ی معکوس ختم شود. پس پیش از شروع مکالمه یا سخنرانی در این مورد به‌خوبی تحقیق کنید.
- اگر فردی را از میان جمع مخاطب قرار می‌دهید، پیش از ادامه‌ی حرف‌هایتان، ابتدا قدری مکث نموده و برای چند ثانیه با وی تماس چشمی برقرار کنید. این کار باعث می‌شود که حاضرین در جلسه احساس کنند که شخصیتی مهم و ارزشمند دارند.
3. تنفس و مکث را فراموش نکنید!
در مکث کردن، قدرتی شگفت‌انگیز، پنهان است! مکث کردن به مخاطب زمان می‌دهد تا حرف‌هایتان را استدلال کند. مزیت مکث کردن برای شما نیز این است که می‌توانید روی بخش‌های اصلی حرف‌هایتان تأکید کنید و بدین ترتیب، مخاطب هم گفته‌هایتان را بهتر درک نماید.
- پیش از برقراری ارتباط، چند نفس عمیق بکشید تا نوعی ثبات در خودتان ایجاد کرده و احساس بهتری داشته باشید.
- تنفس یکنواخت و منظم حین مکالمه را تمرین و به آن عادت کنید. این کار کمکتان می‌کند آرامش و پیوستگی صدایتان حفظ شده و راحت‌تر حرف بزنید.
4. به حرکات بدنتان دقت کنید!
با دقت و احتیاط زیاد از حرکات دست استفاده کنید. آگاه باشید که حین صحبت کردن، دست‌هایتان چه می‌گویند؟ بعضی از حرکات دست می‌توانند در تأکید روی نکات اصلی بحث بسیار مؤثر باشند و بعضی دیگر نیز می‌توانند در فرایند ارتباط مؤثر اخلال ایجاد کرده و بدتر از آن، حتی می‌توانند برای مخاطب آزاردهنده باشند و میل شنیدن را در آن‌ها از بین ببرند. ضمناً حین سخنرانیِ افرادی که جذاب و مؤثر صحبت می‌کنند، به حرکات دست آن‌ها دقت نموده و حتی اگر لازم است آن‌ها را الگوی خود قرار دهید. به خاطر داشته باشید که مؤثرترین حرکات بدن، آن‌هایی هستند که آرام، مؤکد و طبیعی هستند.
ارتباط مؤثر و حل تعارض
-
در شرایط تضاد و برای حل تعارض:
- از موضع بالا با طرف مقابل رفتار نکنید.
- به حرف‌های طرف مقابل به‌خوبی گوش دهید.
- با لحن مناسب و تُن صدای آرام صحبت کنید.
- اجازه دهید مخاطب دریابد که شما حرف‌هایش را شنیده و آن‌ها را درک کرده‌اید.
- سعی نکنید بحث را به هر قیمتی تمام کنید. اگر مخاطب از اتاق بیرون رفت، دنبالش نروید. بگذارید قدری آرام‌تر شده و مجدداً آماده صحبت شود.
- سعی نکنید که حتماً حرف آخر را خودتان بزنید. این می‌تواند به یک چرخه‌ی ناتمام بینجامد که ارتباط مؤثر را نابود می‌کند.
- به جای حکم دادن و قضاوت، صرفاً به بیان احساسات خودتان بپردازید.
عمیقاً امیدواریم که این مطلب برایتان سودمند بوده باشد و در انتها، برایتان در روابط شخصی و کاری، مؤثرترین ارتباطات را آرزومندیم!
مقالات خواندنی:
