سخنرانی برای همکاران می‌تواند یک چالش جدی باشد. ماهیت بسیاری از مشاغل به‌گونه‌ای است که بعضاً ایراد سخنرانی عمومی برای همکاران و در مقابل مقامات سازمان را به یک گزینه اجتناب‌ناپذیر تبدیل می‌کند. حتی چه‌بسا پیشرفت شغلی در بعضی حوزه‌ها به کیفیت عملکردتان در ارائه مطلب بستگی زیادی داشته باشد. در هر صورت برای آنکه تجربه سخنرانی برای همکاران، دستاوردهای مثبتی برایتان به همراه داشته باشد باید با اصول و قواعد کلی کار آشنا باشید. در این مقاله از سخنوری، به ده نکته مهمی که در ایراد سخنرانی برای همکاران باید رعایت کنید، اشاره می‌کنیم!
1. بدانید ترس و استرس، پدیده‌ای کاملاً نرمال است!
هرگز اولین تجربه‌ام در سخنرانی برای همکاران را فراموش نمی‌کنم. ترس همه وجودم را برداشته بود. دستانم مثل یخ، سرد بودند. بدنم خیس عرق شده بود. به‌محض نمایش نخستین اسلاید، معده‌ام پیچش عجیبی گرفت. ارائه‌ام فقط پنج دقیقه طول کشید. اما پنج دقیقه‌ای که یقیناً طولانی‌ترین پنج دقیقه‌ی تمام عمرم بود!
جالب است بدانید که ترس از سخنرانی عمومی، شایع‌ترین ترس روانی- اجتماعیِ افراد بزرگ‌سال در ایران و سایر کشورهای دنیاست. پس اگر شما هم از سخنرانی عمومی، وحشت دارید، مطمئن باشید نکته نگران‌کننده‌ای در موردتان وجود ندارد. غلبه بر ترس از سخنرانی، تنها کاری است که باید انجام دهید. شاید بپرسید چطور؟! صبور باشید و ادامه مطلب را بخوانید!
2. روی موضوع سخنرانی مسلط باشید!
هیچ عاملی بیشتر از عدم تسلط یا اِشراف کافی نسبت به موضوع سخنرانی، نمی‌تواند آشفته و مضطربتان کند. وقتی بدانید روی موضوع بحث مسلط هستید و آنچه می‌گویید صحیح و دقیق است، اعتمادبه‌نفستان نیز خودبه‌خود افزایش خواهد یافت.
بنابراین پیش از آغاز تمرین سخنرانی برای همکاران، در مورد موضوع و مباحثی که قرار است حول آن مطرح شود، به‌اندازه کافی تحقیق کنید. صحت‌وسقم اطلاعاتی را که در درستی آن‌ها تردید دارید، چند بار بررسی کنید. سؤالاتی را که ممکن است از شما بپرسند، پیش‌بینی کنید. بدانید لازم نیست از همه حاضران در جلسه سخنرانی باهوش‌تر باشید. بلکه فقط باید بتوانید تخصص و آگاهی‌تان را روی موضوع بحث به‌خوبی نشان دهید.
3. بدانید مخاطبانتان چه کسانی هستند؟
هر سخنرانی عمومی، مخاطبان خاص خودش را دارد. بنابراین یکی از مراحل مهم در مسیر کسب آمادگی سخنرانی برای همکاران، شناسایی مخاطبان است. پس شناخت خوبی از مخاطبان پیدا کرده و محتوای گفته‌هایتان را متناسب با آن‌ها تدوین و تنظیم نمایید.
شاید لازم باشد برای یک جمع متخصص، مبتدی، همکاران هم‌رده، مقامات بالادستی و … سخنرانی کنید. گاهی ممکن است علاوه بر کارکنان سازمان، چند میهمان خارجی هم داشته باشید. هر یک از حالات مذکور، مستلزم اتخاذ رویکردی متفاوت و متناسب است. مخاطبان از شما انتظار دارند سطح سخنرانی‌تان با سطح آگاهی یا شأن کاری آن‌ها همخوانی داشته باشد. بنابراین از زبان، فن بیان، سبک ارائه و اصطلاحاتی استفاده کنید که این انتظار را برآورده سازد. استفاده از توصیف و مقایسه، برقراری ارتباط مؤثر با حُضار را تسهیل می‌کند.
4. روی مطالبی که قرار است بگویید، سوار باشید!
احتمالاً حضور در سخنرانی‌هایی را که سخنران در آن‌ها دائماً “من‌من” کرده و تپق می‌زند، تجربه کرده‌اید! چنین افرادی معمولاً سر کلاف حرف‌هایشان را دائماً گم می‌کنند و در ایراد یک سخنرانی منسجم اصلاً موفق نیستند. ممکن است خود شما هم چنین موقعیت عذاب‌آوری را تجربه کرده باشید. مهم‌ترین دلیل این وضعیت، عدم تسلط کافی نسبت به مطالبی است که باید بگویید.
منظورمان از تسلط این نیست که باید کلمه به کلمه حرف‌هایتان را حفظ کنید. ابداً! بلکه باید نکات و نقاط عطف صحبت‌هایتان را بشناسید. اطمینان حاصل کنید که گفته‌هایتان از یک الگو و نظم منطقی پیروی کنند. منظور از یک الگوی منظم و منطقی، بیان مقدمه، بدنه و نهایتاً جمع‌بندی است.
5. بدانید اساساً هدفی دارید؟
پیش از آغاز سخنرانی برای همکاران، باید بدانید اساساً هدفتان از ایراد سخنرانی چیست؟ هدف‌گذاری، کمکتان می‌کند تا محتوای سخنرانی را متناسب با آنچه به دنبالش هستید، بهینه کنید. سخنرانی عمومی، نوعی فرایند ارتباطی استراتژیک است و قطعاً می‌دانید استراتژی بدون هدف، هیچ معنایی ندارد.
پس در وهله اول بدانید چه می‌خواهید و قرار است دقیقاً چه کاری انجام دهید؟ آیا قرار است اطلاعاتی ارائه دهید که به مخاطبانتان در امر تصمیم‌گیری کمک کند؟ شاید هم می‌خواهید آن‌ها را با نقطه نظرات خودتان در یک موضوع مشخص همراه کنید. یا آن‌ها را نسبت به انجام کاری متقاعد کنید. فارغ از نیت و هدفتان، ابتدا باید با عملکردتان آن‌ها را تحت تأثیر قرار دهید تا بتوانید به اهداف اصلی‌تان برسید.
6. محدودیت زمانی را در نظر بگیرید!
رعایت محدودیت زمانی در سخنرانی برای همکاران و اساساً هر شکلی از سخنرانی کاری، اهمیت زیادی دارد. بدانید چقدر زمان در اختیار دارید و محتوای گفته‌هایتان را با آن متناسب کنید. بسیاری از سخنرانان تلاش می‌کنند که حجم عظیمی از مطالب را در زمان کوتاهی که در اختیار دارند، بیان کنند! اما باید توجه کنید که در چنین زمان محدودی، صرفاً باید اطلاعات مهم را در سخنرانی خود بگنجانید.
7. فضای سخنرانی‌تان را بشناسید!
هنگام سخنرانی برای همکاران در چه نقطه‌ای قرار می‌گیرید؟ ممکن است روی یک صندلی و درست در مقابل آن‌ها بنشینید یا شاید هم ایستادن در نقطه‌ای از اتاق یا روی استیج را ترجیح دهید. شاید هم یک تریبون (میز خطابه) بین شما و مخاطبان قرار بگیرد تا یادداشت‌هایتان را به‌راحتی روی آن بگذارید.
در هر صورت مختصات مکان سخنرانی را بشناسید تا بدانید قرار است کجا قرار بگیرید. بدین ترتیب هنگام آغاز سخنرانی، سراسیمه به اطراف نگاه نمی‌کنید و آرامشتان به هم نمی‌ریزد که این امر به‌نوبه خود بر کیفیت عملکردتان تأثیر به سزایی می‌گذارد.
8. از چه وسایل یا تجهیزاتی استفاده می‌کنید؟
آیا تاکنون تقلای کُشنده برای برقراری اتصال بین لپ‌تاپتان با ویدئو پروژکتور را تجربه کرده‌اید؟ آن هم درست زمانی که همه چهارچشمی به شما زل زده‌اند! در چنین موقعیتی، ممکن است ناگهان فشار خُردکننده‌ای احساس کنید. بنابراین اگر مهارت کافی در انجام چنین کاری نداشته باشید یا نتوانید با تجهیزاتتان به‌راحتی کار کنید (مثل تغییر اسلایدها، تنظیم بزرگنمایی صفحه و …)، ممکن است حسابی به دردسر بیفتید!
9. تمرین، راز اصلی موفقیت است!
شک نکنید که سخنرانی عمومی مانند هر مهارت دیگری با تمرین و به مرور زمان برایتان آسان‌تر می‌شود. بنابراین تا می‌توانید، حرف‌هایتان را در خلوت تکرار کنید و تا با آنچه قرار است بگویید، احساس راحتی نکرده‌اید، دست‌بردار نباشید! زمان‌سنجی را از یاد نبرید و سعی کنید ریتم و سرعت بیانتان را با زمان متناسب کنید. روی بخش‌هایی که در آن‌ها به‌اندازه کافی خوب نیستید، تجدیدنظر کرده و بیشتر تمرین کنید. ضمناً ایجاد مقدمه‌ای از گفته‌هایتان که به سخنرانی ساختار منسجمی دهد، می‌تواند اقدامی مفید باشد.
دریافت بازخورد از دیگران، بسیار ارزشمند است. قرار نیست صرفاً در تنهایی‌تان تمرین کنید. می‌توانید این کار را در مقابل کسانی که برای نظراتشان اهمیت خاصی قائل هستید، انجام دهید. از آن‌ها بخواهید که در خصوص مواردی مثل فن بیان، زبان بدن و تماس چشمی، بازخورد واقع‌گرایانه‌ای به شما ارائه دهند. ببینید آیا به‌اندازه کافی واضح حرف می‌زنید؟ ریتم بیانتان مناسب است؟ اثربخشی مطالبی که می‌گویید، تا حد زیادی به نحوه ارائه‌تان بستگی دارد.
10. بیاموزید و کمک بگیرید!
اگر دیدید در سخنرانی عمومی به پیشرفت نیاز دارید، شرکت در کلاس‌های آموزش سخنرانی و فن بیان، عضویت در گروه‌های خودیاری یا استفاده از مشاوره افراد متخصص می‌تواند بسیار مفید باشد. پس هر جا دیدید، در آموختن و کمک گرفتن، درنگ نکنید!
سخن آخر
تردید نداریم که سخنرانی برای همکاران، با رعایت نکات فوق برایتان به تجربه‌ای به‌یادماندنی تبدیل خواهد شد. بنابراین تا می‌توانید با تکیه بر راهکارهایی که گفته شد، مهارت ارائه مطلبتان را بهبود دهید تا بیش‌ازپیش، صلاحیت و لیاقتتان را به همکاران و مدیران سازمان ثابت کنید.
مقالات خواندنی:
